Inschrijven bij de KvK: zo werkt het Handelsregister

Bijgewerkt op 01 december 2021
7 min  leestijd
99578
Image
Inschrijven KvK

Elke startende ondernemer moet zich inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Hoe regel je dat? Hier lees je hoe je jouw bedrijf inschrijft bij de KvK.

Handelsregister van de KvK

Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) kun je zien als een enorme database waarin alle Nederlandse rechtspersonen en ondernemingen zijn opgenomen. Het register is eigendom van (en wordt beheerd door) de overheid. In Nederland is de KvK hiervoor verantwoordelijk.

Het Handelsregister staat op de website van de Kamer van Koophandel. Als jouw bedrijf is ingeschreven (daarover later meer), worden de basisgegevens openbaar gemaakt.

Openbare gegevens KvK

Als een willekeurig iemand straks zoekt op jouw handelsnaam, ziet hij dus een opsomming van:

  • De bedrijfsnaam.
  • Het KvK-nummer.
  • Het vestigingsnummer.
  • De adresgegevens (geen telefoonnummer).

Omdat deze gegevens in principe openbaar zijn, kunnen externe partijen contact met jou opnemen voor - bijvoorbeeld - mailings en andere marketingacties.

Geen behoefte aan commerciële boodschappen? Beperk die door je aan te melden bij Postfilter. Goed om te weten: sinds juli 2021 is de Telecommunicatiewet gewijzigd en is het Bel-me-niet Register niet meer nodig en dus opgeheven.  

Inschrijven KvK is verplicht

De registratie in het Handelsregister van de KvK is wettelijk verplicht voor iedereen die een bedrijf start met als primair doel: zelfstandig goederen of diensten leveren aan anderen met de insteek om hiermee (op termijn) winst te maken. De reden voor deze verplichte registratie ligt enigszins voor de hand:

  • Zo kan de overheid goed zicht houden op het aantal actieve ondernemers in Nederland.
  • Het register kan je waardevolle informatie verschaffen. 
  • Je kunt zo achterhalen met wie je zaken doet.

Als ondernemer wil je immers graag kunnen achterhalen of de onderneming of relatie waarmee je zaken wilt gaan doen niet toevallig onlangs failliet is gegaan. In het Handelsregister kun je de contactgegevens en bevoegdheden van de betreffende partij terugvinden.

Wat kost bedrijfsgegevens opvragen?

Houd er rekening mee dat er kosten verbonden kunnen zijn aan het opvragen van gegevens. Variërend van € 0,50 (voor basisgegevens) tot enkele euro's voor een volledig bedrijfsprofiel. Op deze pagina vind je het volledige overzicht van producten die je bij de KvK kunt bestellen. 

Image

Voorbeeldplan nodig?

Handig: zo ziet een goed ondernemingplan voor jouw branche eruit.

Download gratis voorbeeld 

Wie moet zich inschrijven bij de KvK?

Inschrijven bij de KvK is alleen nodig als je echt een ondernemer bent. Dat check je aan de hand van de volgende drie punten

  1. Je levert diensten en/of producten aan klanten
  2. Je vraagt voor je diensten of producten meer dan de kostprijs: je rekent een commercieel uurtarief of prijs.
  3. Je doet niet alleen zaken me vrienden of familie, maar levert je producten en diensten aan officiële klanten en gaat de concurrentie met andere bedrijven aan. 

Wat gebeurt er als ik me niet inschrijf bij de KvK?

Als je voldoet aan de hierboven gestelde voorwaarden (en je bent dus officieel een ondernemer) behoor je je in te schrijven bij de KvK.

Als je dit niet doet en de Belastingdienst komt hierachter, dan kun je naheffingen en boetes verwachten. Je zult bijvoorbeeld met terugwerkende kracht omzetbelasting (btw) moeten terugbetalen. Ook kan het gevolgen hebben voor je aangifte inkomstenbelasting. 

Daarnaast zal je een vergrijpboete opgelegd krijgen. Bij opzet bedraagt de boete 50% van de belasting die je opzettelijk hebt verzwegen. Bij grove schuld is dat 25%.

Inschrijving bij de KvK

Richt je een nieuwe onderneming op? Zorg dan dat je jouw bedrijf uiterlijk één week nadat je gestart bent, inschrijft bij de KvK. Inschrijven vóór de startdatum is ook mogelijk.

Bij de meeste rechtsvormen doe je dit persoonlijk op een KvK-kantoor in jouw regio. Je doet er dus verstandig aan om op tijd een afspraak in te plannen.

Bestaande onderneming overnemen

Wil je een bestaande onderneming overnemen? Dan krijgt het bedrijf een nieuw KvK-nummer toegewezen.

De huidige eigenaar (van wie je de onderneming wilt overnemen) moet in dit geval eerst een speciaal formulier invullen om de overdracht mogelijk te maken. Klik hier voor meer informatie.

Inschrijven bij KvK: zo doe je dat

Afhankelijk van de rechtsvorm kan het zijn dat een notaris de inschrijving moet regelen. Veruit de meeste starters schrijven zich in als eenmanszaak.

Hieronder zetten we stap voor stap uiteen hoe de registratie in het Handelsregister verloopt als je kiest voor deze handelsvorm.

  1. Onderzoek voordat je je gaat registreren eerst welke rechtsvorm het best aansluit op jouw situatie en check of de bedrijfsnaam die je op het oog hebt nog beschikbaar is.
  2. Ga naar de KvK-website en klik op inschrijven. Hier vul je een online formulier in. Hoe uitgebreider je dit formulier invult, des te minder tijd het straks kost om de inschrijving officieel te maken. Probeer jouw antwoorden dus zo volledig en concreet mogelijk te maken.
  3. Na het versturen van het digitale formulier krijg je een overzicht te zien van KvK-kantoren waar je voor jouw inschrijving terechtkunt. Dit moet uiterlijk één week nadat je bent begonnen met ondernemen zijn gebeurd. De inschrijving is pas definitief als je persoonlijk bent langsgegaan bij een KvK-kantoor. Zorg dus dat je hiervoor online meteen een afspraak maakt.
  4. In de bevestigingsmail die je ontvangt, staat de reden van de afspraak (in jouw geval 'bedrijf inschrijven'), de datum en het tijdstip van de afspraak én het adres van de vestiging waar je die dag wordt verwacht. 
  5. Neem altijd een geldig legitimatiebewijs mee naar de afspraak. Je krijgt een aantal vragen over je bedrijf: wat je er mee wil bereiken, welke product of dienst je gaat aanbieden et cetera. De KvK wil graag zien dat je er goed over hebt nagedacht.
  6. Nadat een medewerker jouw legitimatie heeft gecontroleerd en vaststelt dat je aan de voorwaarden voldoet, wordt de onderneming officieel geregistreerd. Je ontvangt dan ook direct een KvK-nummer.
  7. Je bijbehorende btw-id en omzetbelastingnummer volgen enkele dagen later per post, wanneer jouw gegevens zijn verwerkt door de Belastingdienst. Je hoeft de fiscus dus niet zelf op de inschrijving te attenderen, dat regelt de KvK voor jou.

Kan de KvK een inschrijving weigeren?

Ja, de KvK heeft altijd het recht om een inschrijving te weigeren. Dit kan bijvoorbeeld als er 'gerede twijfel is over de juistheid van een opgave'. (zie punt 6 hierboven). In de praktijk komt dit echter heel weinig voor.

Wat kost inschrijven bij KvK?

De vroegere jaarlijkse bijdrage is in 2013 afgeschaft. Inschrijven in het Handelsregister van de KvK is echter niet gratis: dit kost eenmalig € 51,30. Mocht je een officieel papieren uittreksel van het Handelsregister willen hebben, dan kost dit € 15,40.

Let op: de inschrijfkosten kun je alleen betalen door ter plekke te pinnen.

Kosten aftrekken

De inschrijving bij de KvK is waarschijnlijk je eerste zakelijke factuur. Deze kun je aftrekken van de omzet. Deze factuur valt onder bedrijfskosten bij je aangifte inkomstenbelasting.

Uitschrijven bij de Kamer van Koophandel

Er kan natuurlijk altijd een moment komen dat je stopt met ondernemen en dan moet je je ook uitschrijven bij de KvK. Je zoekt je eigen bedrijf op in het Handelsregister, logt in met je DigiD en kiest voor 'opheffen eenmanszaak'. Je vult het formulier in en verstuurt het digitaal met je DigiD.

Image
zakelijke rekening afbeelding

5 voordelen van een zakelijke rekening

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de voordelen

Inschrijven bij de KvK: de meest gestelde vragen

  • Kun je je online inschrijven bij de KvK?
    De inschrijving in het Handelsregister van de KvK kun je deels online doen. Op de KvK-website vul je een online formulier in voor je inschrijving. Vervolgens maak je een afspraak in de dichtstbijzijnde vestiging om de inschrijving compleet te maken.
  • Heb ik een KvK-nummer nodig?
    Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel krijg je automatisch een KvK-nummer. Dit KvK-nummer heb je nodig om officieel zaken te doen en op je facturen te vermelden.  
  • Hoeveel kost het om een eenmanszaak op te richten?
    Inschrijven in het Handelsregister van de KvK kost eenmalig € 51,30. Mocht je een officieel papieren uittreksel van het Handelsregister willen hebben, dan kost dit € 15,40. Dit zijn zakelijke kosten en daardoor fiscaal aftrekbaar.
  • Hoe schrijf je je in bij de Belastingdienst?
    Wanneer je je inschrijft bij de KvK, ontvang je een KvK-nummer. Jouw btw-identificatienummer krijg je binnen enkele dagen automatisch opgestuurd, wanneer jouw gegevens door de KvK zijn doorgestuurd naar de Belastingdienst. Je hoeft je dus niet apart in te schrijven bij de Belastingdienst.

Ook interessant voor jou

Stappenplan: een eigen zaak beginnen
Zzp'er worden: zo doe je dat
Parttime ondernemen: dit zijn de aandachtspunten
Wat je moet weten over de eenmanszaak
De 9 bouwstenen van het Business Model Canvas

Stap 3: Dit moet je regelen voor je lancering

Regelen

Dit artikel is onderdeel van de stap ‘Regelen’ uit het Stappenplan, Succesvol van start in 5 stappen.

Meer artikelen

Meer over rechtsvorm

Meer over rechtsvorm