Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Bijgewerkt op 03 november 2021
4 min  leestijd
53551
Image
Jaarrekening opstellen

De administratie is voor de meeste starters niet een klus waar ze heel erg naar uitkijken. Toch ben je verplicht om ieder jaar een overzichtelijke boekhouding op te stellen en een correcte belastingaangifte te doen. 

Waarom is de administratie belangrijk?

Een overzichtelijke administratie is onzettend belangrijk voor je onderneming. Niet alleen zie je zo hoe je bedrijf er financieel voor staat, het is ook de basis van de jaarlijkse belastingaangifte.

Als jouw administratie onvolledig blijkt of niet op tijd is omgezet in een belastingaangifte, dan kan dit leiden tot fikse boetes van de Belastingdienst. 

Grip op financiën

Los van alle verplichtingen geeft een goed georganiseerde administratie ook een overzicht hoe jouw bedrijf ervoor staat.

Alle inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen, de btw-aangifte, aftrekposten en de winst staan allemaal keurig op een rij. Daardoor kun je op tijd ingrijpen wanneer het financieel onverhoopt wat minder gaat met de onderneming.

Met een goed georganiseerde administratie weet je hoe jouw bedrijf ervoor staat.

Zelf doen of uitbesteden?

Het is dus belangrijk dat je altijd een goed overzicht van de administratie hebt. Zo kun je namelijk snel  inspringen op actuele ontwikkelingen. Maar doe je dit nu zelf of besteed je deze klus uit?

Vooropgesteld: het is voor kleine ondernemers en zzp'ers niet verplicht om de administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder.

Het bijhouden van de administratie kun je in principe dus gewoon zelf doen, afhankelijk van jouw bedrijfssituatie, financiële kennis en bereidheid om je hierin te verdiepen. 

Image
whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Elk bedrijf verschillend

Geen bedrijf is hetzelfde. Sommige ondernemers hebben bijvoorbeeld weinig inkoop en een beperkt aantal opdrachtgevers. Dan bestaat de administratie voornamelijk uit de verstuurde facturen

Maar er zijn natuurlijk ook bedrijven waar dit veel complexer ligt. Veel in- en verkoop en tientallen klanten en opdrachtgevers, soms zelfs in het buitenland. Dan komen er andere regels bij kijken en is het al snel wijs om een financieel expert in te schakelen.

Het opstellen van een jaarrekening is voor eenmanszaken niet verplicht.

Opstellen jaarrekening

Waar grote bedrijven verplicht zijn om een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen, is het opstellen van een jaarrekening voor eenmanszaken al jarenlang niet meer verplicht.

Mocht je de aangifte uitbesteden aan een boekhouder of accountant, dan zal die dit in de meeste gevallen alsnog doen. Maar als je zelf de administratie zelf beheert, dan is dus niet verplicht.

Hoe zet ik een boekhouding op?

Nadat je je bij de start van je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een btw-nummer hebt ontvangen en een zakelijke bankrekening hebt geopend, kun je beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie. 

Bewaar in ieder geval de volgende zaken apart van elkaar:

  • Verkoopfacturen
  • Inkoopfacturen
  • (Kassa)bonnen
  • Bankafschriften
  • Offertes/contracten/overeenkomsten
  • Urenregistratie
  • Reiskosten
  • Belastingaanslagen (gesplitst in omzetbelasting, inkomstenbelasting en zorgverzekeringswet)
  • Rittenadministratie
  • Agenda
  • Personeelsadministratie

Bewaar je administratie goed

Je kunt deze gegevens archiveren in mappen of met een boekhoudpakket. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit, zolang je alles maar goed bewaart. Je hebt namelijk een bewaarplicht van zeven jaar. Gooi je bonnetjes dus niet meteen weg, maar bewaar ze ergens in een map. 

Dit geldt onder andere voor de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, bankafschriften, agenda's en de loonadministratie. 

Let op: gegevens over onroerende zaken (bijvoorbeeld de huur van een bedrijfspand) moet je tien jaar bewaren.

Gooi je bonnetjes dus niet meteen weg, maar bewaar ze ergens in een map. 

Kies een boekhoud-tool

Zelf je boekhouding doen kan tegenwoordig heel eenvoudig door gebruik te maken van slimme software. Er zijn veel verschillende aanbieders op de markt met elk specifieke voordelen. Een handig alternatief voor starters die hun boekhouding graag snel en eenvoudig bijhouden.

Je kunt boekhoudpakketten eenvoudig koppelen aan Rabo Internetbankieren Professional.

Online boekhouden is geschikt voor de zzp’er die geen zin heeft om Excel-sheets of schoenendozen met bonnetjes bij te houden, maar à la minute een overzicht wil hebben van de financiële positie van z'n bedrijf.  Hiermee gaat je boekhouding en btw-aangifte bijna vanzelf. 

    Wat is het voordeel van een boekhouder?

    Er zijn ook veel starters die kiezen voor beide opties. Ze regelen hun boekhouding zelf via een online pakket én laten een accountant meekijken. Er zijn nu eenmaal zaken die je pet soms te boven gaan. Fiscale kwesties of vragen over afschrijvingen bijvoorbeeld. 

    Zo krijgen startende ondernemers te maken met de zelfstandigen- en startersaftrek, MKB-winstvrijstelling en allerlei veranderende belastingvoorwaarden. Een accountant kent al deze regels.

    Als je dus geen zin of gevoel hebt voor de boekhouding of de tijd volledig wilt besteden aan je onderneming, ga dan vooral op zoek naar een boekhouder.

    Profiteren van belastingvoordelen

    Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je meestal maximaal van alle belastingvoordelen. Naheffingen of boetes van de fiscus zijn er ook niet, alles is immers goed ingevoerd. 

    De stelregel luidt dan ook niet voor niets: een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf weer terug. Een ander voordeel: dit zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.

    Image
    zakelijke rekening afbeelding

    5 voordelen van een zakelijke rekening

    Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

    Bekijk de voordelen

    Lees ook

    Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
    Hoe ziet een goede factuur eruit?

    Meer over belasting voor zzp'ers

    Meer over belasting voor zzp'ers