Stap 1: moet je een jaarrekening opstellen?
Alleen ondernemers die een rechtsvorm mét rechtspersoonlijkheid hebben, zijn verplicht om ieder jaar een jaarrekening op te stellen. Het gaat voornamelijk om:
Eenvoudige jaarrekening voor kleinere bedrijven
Heb je een relatief klein bedrijf (maximaal 6 miljoen euro aan activa, maximaal 12 miljoen euro omzet en maximaal 50 medewerkers)? Dan hoef je alleen een balans en een korte toelichting aan te leveren bij de Kamer van Koophandel.
Middelgrote en grote ondernemingen moeten ook een bestuursverslag, accountantsverklaring en andere zaken aanleveren. De KVK heeft een handig overzicht gemaakt waarin je snel ziet welke eisen voor jouw bedrijf gelden.
Moet je als zzp’er een jaarrekening opstellen?
Veel zzp’ers en freelancers hebben een eenmanszaak. In dat geval hoef je geen jaarrekening op te stellen. Je hebt wel een balans en een winst- en verliesrekening nodig voor je aangifte inkomstenbelasting. Je boekhoudpakket maakt die automatisch. Als je je administratie uitbesteedt, regelt je boekhouder dit meestal voor je.
Een complete jaarrekening kan wel van pas komen als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In dat geval kan een bank je vragen om een volledige jaarrekening.
Stap 2: maak de balans op
De balans is een overzicht van de financiële status van je bedrijf. Op de balans staan alle bezittingen en schulden logisch weergegeven. Lees hoe je zo'n balans opstelt.
Stap 3: stel de winst- en verliesrekening op
Een winst- en verliesrekening is een overzicht van alle opbrengsten en kosten van je onderneming gedurende het afgelopen jaar. Als middelgrote ondernemer is een eenvoudige balans en winst- en verliesrekening voldoende. Grote ondernemingen moeten een uitgebreide winst- en verliesrekening opstellen.
Stap 4: schrijf een toelichting
De toelichting gaat over de balans en de winst- en verliesrekening. Heb je een klein bedrijf? Dan volstaat het om het aantal medewerkers te vermelden en uit te leggen hoe de balans is opgesteld.
Middelgrote en grote bedrijven schrijven een uitgebreide toelichting en bestuursverslag. Daarbij vermeld je ook welke bestemming de winst (of het verlies) heeft en hoe dat is geregeld.
Stap 6: Jaarrekening deponeren bij de KVK
Heeft je bedrijf een van de rechtsvormen die genoemd zijn bij stap 1? Dan moet je de jaarrekening digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK).
Op welk moment moet je de jaarrekening deponeren?
De deadlines voor jaarrekeningen verschillen per rechtspersoon. Je moet de jaarrekening in ieder geval binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar deponeren. Ook geldt dat je de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling deponeert bij de KVK.
Als je boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar.
Let op: te laat deponeren is strafbaar en kan leiden tot een boete van enkele duizenden euro's. Houd de deadline dus goed in de gaten.
Vaststelling door aandeelhouders
Het bestuur moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en deze hebben voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.
Als de jaarrekening binnen de normale termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.
Hoe deponeer ik een jaarrekening?
Je deponeert je jaarrekening digitaal met Standard Business Reporting (SBR). Grote bedrijven gebruiken ook SBR, maar mogen deponeren via e-mail.
Deadline jaarrekening deponeren
De deadline voor jaarrekeningen kunnen verschillen per rechtsvorm en bedrijf, maar de KVK hanteert meestal de regel dat je de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet hebben gedeponeerd. Ook de uiterste termijnen voor vaststelling zijn per rechtspersoon verschillend.
Voorbeeld jaarrekening
Om je op weg te helpen, vind je op de site van KVK een voorbeeld van een gedeponeerde jaarrekening. Dit is een uitgebreide jaarrekening. Als kleine ondernemer hoef je een stuk minder gegevens aan te leveren.
Voorbeeld balans en winst- en verliesrekening
Rabobank heeft voor verschillende branches gratis voorbeelden van ondernemingsplannen. Bij het onderdeel ‘Financieel plan’ vind je voorbeelden van zowel een balans als een winst- en verliesrekening. Download het voorbeeld uit jouw branche voor een goed beeld van een jaarrekening.