Verantwoordelijk voor veiligheid
'Ik heb alles goed geregeld’ of ‘ik verwacht niet zo’n grote opkomst’ zijn risicovolle aannames. Door een onvoorziene omstandigheid kan jouw evenement nét even anders verlopen dan gepland.
Evenement in eigen beheer
Organiseer je het evenement in eigen beheer, dus zonder tussenkomst van een evenementenbureau, dan is het van essentieel belang om van tevoren je risico’s goed in kaart te brengen.
- Voldoet bijvoorbeeld de stroomvoorziening aan de norm?
- Is het personeel ervaren? En hoe zit het met de bewaking van dure apparatuur?
- Zijn de vergunningen op orde? Dat is natuurlijk het eerste gewin.
Blijven er dan nog risico’s over die je als bedrijf niet kunt of wilt dragen? Dan kun je overwegen om deze te verzekeren. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.
Aansprakelijkheid regelen
Bezoekers kunnen jou aansprakelijk stellen voor schade
Een bezoeker van jouw evenement komt ten val omdat je kabels niet netjes hebt weggewerkt. Met een bloemetje voor het ongemak kom je er dan niet vanaf. En de kosten van letselschade en de gevolgen daarvan lopen al snel hoog op als het een beetje tegenzit.
Organiseer je bijvoorbeeld een personeelsfeest of open dag voor relaties in jouw eigen bedrijfspand, dan zijn de risico’s voor jou. Niet alle verzekeringen dekken deze risico’s namelijk vanzelf. Voor de zekerheid nog wel even checken natuurlijk!
Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.
Schade aan gehuurde materialen
De huurder is aansprakelijk voor schade aan de gehuurde materialen
Stel dat je aan jouw feest wat extra schwung wilt geven door bijvoorbeeld de catering in een tent in de tuin te laten verzorgen of een podium met muzikaal vermaak te plaatsen.
9 van de 10 keer staat dan in het contract van de verhuurder dat jij als huurder aansprakelijk bent voor schade aan de spullen die je daarvoor huurt.
Daarom is het belangrijk om het contract dat je met een verhuurder sluit goed te lezen en materialen die je huurt extra te verzekeren als dat nodig is. Dit kun je eenvoudig extra verzekeren binnen de evenementenverzekering.
Ongevallen
Ook vrijwilligers hebben recht op veilige werkomstandigheden
Geweldig, al die mensen die je belangeloos helpen tijdens de festiviteiten. Maar let op! Vrijwilligers hebben net als medewerkers in loondienst recht op veilige en gezonde werkomstandigheden. En als hen iets overkomt terwijl ze op jouw evenement de handen uit de mouwen steken, ben jij daarvoor verantwoordelijk.
Let er goed op of je hiervoor verzekerd bent in je aansprakelijkheidsverzekering. Meestal is dat zo. Een speciale ongevallenverzekering kan je daarnaast extra zekerheid geven.
Annulering
Bij afgelasting of onderbreking van jouw evenement blijf jij met de rekening zitten
Het kan gebeuren dat je een goede reden hebt om jouw evenement af te gelasten of te onderbreken. Noodweer, zoals zware storm of stortregens bijvoorbeeld. Controleer ook hier weer de voorwaarden van je verzekering,
Tip: Deel de maatregelen uit jouw veiligheidsplan met je vrijwilligers en medewerkers
Jouw vrijwilligers en medewerkers kunnen bij een calamiteit alleen maar juist handelen als ze precies weten wat er van ze wordt verwacht. Want tijd om het veiligheidsplan dan nog even door te lezen, is er in een panieksituatie niet.
Plan daarom van tevoren een avond in om dit te bespreken en neem dit op in het draaiboek van je evenement. Zo is het slim om centrale aanspreekpunten aan te wijzen, bijvoorbeeld voor de coördinatie van de EHBO of contacten met de hulpdiensten. Evalueer het veiligheidsplan achteraf ook nog een keer.
Verzeker financiële gevolgen
Met de Interpolis Evenementenverzekering verzeker je de financiële gevolgen van onverwachte gebeurtenissen voor of tijdens je evenement. Meer informatie over aansprakelijkheid lees je bij Interpolis.
Bij Rabo ZelfZeker regel je als ondernemer eenvoudig zelf je verzekeringen. 
