Je boekhouding is je financiële administratie. Je houdt er je inkomsten en uitgaven, je kilometers en je uren bij. Deze gegevens heb je natuurlijk nodig voor de Belastingdienst, maar ook om succesvol te ondernemen. Bespaar geld en stress met een goede boekhouding.
Boekhouding opzetten in 5 stappen
Gebruik de linkjes hieronder om direct naar een van de stappen te springen.
- Je zakelijke rekening als basis
- Kies een goed boekhoudprogramma
- Automatiseer je processen
- Focus op cashflow
- Vraag op tijd advies van een boekhouder
1. Je zakelijke rekening als basis
Open een zakelijke rekening zodra je start. Dit is een must voor een overzichtelijke financiële administratie. Zakelijk en privé zijn dan direct gescheiden.
Online bankieren en boekhouden
Dankzij mobiel bankieren kun je direct en on-the-go je boekhouding bijhouden. Je kunt de app van je rekening koppelen aan een boekhoudprogramma. Als je dit steeds bijhoudt, rollen daar overzichten uit voor je aangiftes. Lees hier meer over bij stap 2.
Je eigen spreadsheet
Koppel je jouw zakelijke rekening niet aan zo’n programma? Dan nog levert je rekening veel informatie op voor je boekhouding en de belastingdienst.
Je moet cijfers en gegevens dan zelf handmatig invoeren in een spreadsheet met de goede bonnen en facturen erbij. De kans op fouten en uitstel is iets groter.
De kosten voor je zakelijke rekening kun je aftrekken bij je jaaraangifte inkomstenbelasting. Lees ook: zakelijke rekening niet verplicht, wel nodig.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
2. Kies een goed boekhoudprogramma
Er zijn geen strikte regels over hoe je boekhouding inricht. De eis van de belastingdienst is dat het ‘controleerbaar’ is. Je hebt overzicht over de cijfers én de informatie die daarbij hoort, zoals bonnen, facturen, uren, ritten en gegevens over bijvoorbeeld het privégebruik van je zakelijke auto.
Snel boekhouden
Elke transactie op je zakelijke rekening is eigenlijk een ‘boekhoudmoment’. Wat heb je zakelijk betaald? Wat was de btw? Wat komt er binnen? Waar is de factuur die daarbij hoort? Het scheelt tijd als je daar later niet meer over hoeft na te denken.
Als je online boekhoudt, kun je direct elke bon of factuur scannen of uploaden. Meestal herkent het programma de bedragen, bijvoorbeeld voor de btw. Die komen dan automatisch in je boekhouding terecht.
Overzicht voor de belastingdienst
Het programma maakt de overzichten voor de belastingdienst automatisch op. Dit zijn:
- De bedragen voor de btw-aangifte / omzetbelasting
- De winst- en verliesrekening voor de jaaraangifte inkomstenbelasting
- De balans voor de jaaraangifte inkomstenbelasting
Je hoeft ze alleen nog te (laten) controleren.
Vaak betaal je een bedrag per maand voor het boekhoudprogramma. Dit verdien je vrijwel altijd terug. Je houdt je handen vrij voor declarabele uren voor je klanten en voorkomt boetes van de belastingdienst.
Je kunt uit veel boekhoudprogramma’s kiezen. Kijk bijvoorbeeld welke opties je hebt als je zakelijk bankiert bij de Rabobank.
3. Je boekhoudprocessen automatiseren
Zoeken naar bonnen kost tijd. Factuurnummers en postcodes intikken kost tijd. Juist nu wil je focussen op je bedrijf. Automatiseren is dus een must voor startende ondernemers.
Richt de app van je bank en je boekhoudprogramma zo in dat je er tijd (en dus geld) mee wint. Dit zijn acht opties die je als starter al kunt inzetten om je processen te optimalieren:
- Scan en upload bonnen en facturen direct in je app.
- Maak facturen automatisch op. Bied je boekhoudprogramma deze optie? Benut hem zeker. Je vult bij elke klant één keer de basisgegevens in. Vervolgens kun je heel snel een nieuwe factuur maken en versturen.
- Stuur betaalverzoeken bij je factuur. Zet een betaallink of QR-code op je factuur of in de begeleidende mail. Betalen kan in een klik. Uit onderzoek blijkt dat klanten dan sneller betalen!
- Stel alerts in voor de betaling. Betaalt je klant niet? Dan krijg je een reminder. Je kunt dan een herinnering met betaallink sturen.
- Koppel alle systemen. Koppel natuurlijk ook je online kassa en andere betaalsystemen aan je online boekhouding.
- Kies voor automatisch uren schrijven. Dit kan soms direct in je boekhoudapp.
- Houd je reizen automatisch bij. Ook voor je rittenregistratie heb je apps die elk ritje tracken en in een overzicht zetten.
- Verzamel data over je klanten. Heb je de smaak te pakken? Voeg leuke gegevens over je klant toe aan je systeem ('crm-gegevens'), zoals verjaardagen en jubilea . Of stel alerts in voor after sales-contact.
4. Focus op cashflow
Door de app van je bank en je boekhoudprogramma heb je dagelijks overzicht over je financiën. Als startende ondernemer kijk je natuurlijk naar je omzet. Yes, een klant!
Stuur vanaf dag 1 niet op omzet, maar op cashflow. Zo groei je gezond. Dit betekent dat je jouw geldstromen goed volgt en snel bijstuurt als het nodig is. Je kunt ook snel hulp vragen als je in de schulden dreigt te raken.
Tip: Check dagelijks je cashflow. Signaleer wanbetalers snel en voorkom dat kosten de pan uitlopen.
Geld voor groei over?
Als je geld snel binnen hebt, kun je het ook sneller gebruiken om te groeien. En als je eventuele voorraden slim inkoopt, voorkom je dat je straks een saldotekort hebt als de aanslag van de belastingdienst komt. Je ontdekt bespaarkansen sneller.
Richt je boekhouding dus zo in dat je overzicht hebt én kunt anticiperen. Lees meer over je cashflow verbeteren.
5. Vraag op tijd advies van een boekhouder
Als de boekhouding automatiseert, kun je vaak zelf de btw-aangifte doen. De meeste boekhoudprogramma’s geven ook tips. Zo weet je over welke kosten je wel of geen btw mag aftrekken als voorbelasting.
Veel startende ondernemers laten in elk geval bij de inkomstenbelasting wel een boekhouder meekijken. Hij of zij kan je ook wijzen op belastingvoordelen, -regels en subsidies.
Ook als je gaat investeren in een bedrijfspand of bij twijfel over de beste manier om zakelijk te rijden kan een boekhouder soms nodig zijn.
Bij veel boekhoudprogramma’s kun je kiezen voor een wat duurder abonnement, waarbij je af en toe kan sparren met een boekhouder. Lees meer over zelf doen of uitbesteden.
Lees ook:
Boekhouder of accountant: wanneer relevant?
Zo bereken je de omzet, winst en cashflow
Een balans opstellen doe je zo
