Iédere ondernemer krijgt een keer te maken met een wanbetaler. In dit artikel zetten we 8 tips op een rij. Benieuwd naar een specifieke tip? Klik dan direct op de link hieronder.
- Risico op wanbetaling
- Betalingstermijn hanteren
- Stuur een eerste betaalherinnering
- Neem telefonisch contact op
- Stuur een tweede betaalherinnering
- Schakel een incassobureau in
- Begin een rechtzaak
- Buitenlandse klant die niet betaalt
1. Risico op wanbetaling
Natuurlijk is lang niet iedere klant of opdrachtgever waarvoor je een klus uitvoert meteen een potentiële wanbetaler. Bij de ene opdracht loop je nou eenmaal meer risico op uitblijvende betalingen dan bij andere klussen.
- Ruim de helft van de mkb'ers heeft wel eens last van onbetaalde facturen.
- Van die facturen wordt 82% uiteindelijk (deels) niet betaald.
- 60% lijdt hierdoor schade tot € 10.000.
- Bij 22% bedraagt de schade zelfs meer dan dit bedrag.
Het is wel verstandig om in aanloop naar de opdracht al het risico te inventariseren. Dat kan op verschillende manieren. Zo is het goed om te controleren of het bedrijf al een keer failliet is gegaan en een doorstart heeft gemaakt.
Gebruik verder je eigen netwerk om te polsen of iemand al eerder heeft samengewerkt met je nieuwe klant.
Veel incassobureaus beschikken over een zogenaamde zwarte lijst. Wellicht ben je hiermee geholpen.
2. Betalingstermijn hanteren
Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar lang niet elke ondernemer doet het. Communiceer jouw betalingstermijn duidelijk naar iedere klant of opdrachtgever. Zo kun je vaak een hoop ergernis en leed voorkomen.
Een goede factuur moet niet voor niets aan een aantal voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en een betalingstermijn is daar onderdeel van. Wanneer je duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer datum de betaling uiterlijk dient plaats te vinden, kan daarover later geen onduidelijkheid bestaan.
Tip! Zet op je factuur niet 'binnen 30 dagen', maar vermeld een concrete datum. Hoe duidelijker je bent, hoe groter de kans dat jouw klant op tijd betaalt.
Hoe lang is een betalingstermijn?
De gangbare betaaltermijn in Nederland is 30 dagen. Doe je opdrachten voor particulieren? Dan is 14 dagen niet ongebruikelijk.
Je betalingstermijn kan ook afwijken. Mits je dit hebt gecommuniceerd in de algemene voorwaarden of eerder - bijvoorbeeld tijdens de onderhandelingsfase - al duidelijk hebt aangegeven. Zorg dat dit altijd zwart op wit staat.
3. Wanbetaler aanpakken: verzend een 1e betalingsherinnering
Als het bedrag na afloop van de betalingstermijn nog niet op jouw rekening staat, is het tijd om in actie te komen. Het is dan redelijk standaard om de klant een eerste betalingsherinnering te sturen.
Blijf in deze mail vriendelijk. Misschien zijn ze de factuur gewoon vergeten.
Kom in deze betalingsherinnering niet aanzetten met een nieuwe betalingstermijn. Vaak weet de geadresseerde zelf al dat hij in gebreke is gebleven en de betaling zo spoedig mogelijk alsnog moet voldoen. Gelukkig werkt het in de meeste gevallen zo.
Hulp nodig bij je businessplan, het bedenken van een bedrijfsnaam, je uurtarief of het opzetten van een administratie? Lees dan onze whitepapers.
4. Neem telefonisch contact op
Staat het geld binnen een week nog niet op je rekening? En is er ook geen reactie binnengekomen op jouw betalingsherinnering? Dan heb je wellicht meer succes als je in de telefoon klimt. Je gaat de klant er op deze manier nogmaals persoonlijk aan herinneren dat er een rekening uitstaat.
Een telefoontje - waarin je wederom zakelijk en beleefd blijft - komt een stuk directer over. Het is de stap die je zet vóór een tweede betalingsherinnering.
5. Verzend een 2e betalingsherinnering
Maar stel nu eens dat je er maar niet in slaagt om die wanbetaler telefonisch te bereiken. Dan is het tijd voor de volgende stap. Het is begrijpelijk dat jouw geduld inmiddels aan het opraken is. Toch moet je ook bij het sturen van een tweede betalingsherinnering niet uit je vel springen.
Het is begrijpelijk dat jouw geduld inmiddels aan het opraken is.
Hanteer opnieuw een zakelijke en beleefde toon, maar zorg wel dat je heel duidelijk bent. Benadruk dat, als de ontvanger de situatie nu niet heel snel oplost, jij genoodzaakt bent om verdere stappen te nemen.
6. Schakel een incassobureau in
Blijft het nog steeds stil aan de andere kant? Schakel dan een incassobureau in. Dit doe je door de debiteur officieel in gebreke te stellen. Dit moet je de wanbetaler uiteraard wel laten weten in een formele brief. Per post dus.
Tip: vergeet ook niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor de rekening van de wanbetaler zullen komen.
In deze brief geef je aan dat je de vordering 'via dwangmiddelen' laat innen. De meeste startende ondernemers kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau.
Wordt er niks geïncasseerd? Dan is de afspraak dat er bij jou verder ook geen kosten in rekening worden gebracht. Bij een faillissement van de klant vallen de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure hier niet onder.
7. Span een rechtszaak aan
Als je zelfs met behulp van een incassobureau niets gedaan krijgt en je toch jouw geld wilt hebben, dan zit er niets anders op dan naar de rechtbank te stappen. Jij stuurt de wanbetaler dan een dagvaarding, waarmee je hem of haar voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt altijd gedetailleerd:
- wat iemand eist.
- de onderbouwing van de eis.
- de bewijzen waarover je beschikt.
- waarom de gedaagde partij wordt aangesproken
Mocht het zover komen - dat is gelukkig meestal niet het geval - kun je hiervoor het beste een juridisch adviseur inschakelen.
8. Wat als buitenlandse klanten niet (op tijd) betalen?
Wanbetalers heb je in alle soorten en maten. Ook als je samenwerkt met buitenlandse ondernemingen of particulieren, kun je erachter komen dat de betaling van een factuur uitblijft.
In de EU is wettelijk bepaald dat elke factuur binnen 30 dagen na ontvangst moet worden betaald. Tenzij in de overeenkomst tussen partijen anders is afgesproken. Daarbij is een betalingstermijn van 60 dagen toegestaan.&
Wanbetaler buiten de EU
Buiten de EU is het extra lastig om achter een wanbetaler aan te moeten. Je kunt in dit soort gevallen maar beter kiezen voor één van deze opties:
- Je klant betaalt vooruit.
- Je sluit een exportkredietverzekering af. Hiermee ben je altijd verzekerd van betaling. Hier lees je meer.
Bij Rabo ZelfZeker regel je als ondernemer eenvoudig zelf je verzekeringen. 
Tips van de redactie
Goede offerte opstellen doe je zo
Tips voor het omgaan met wanbetalers
Overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
