Dit artikel is opgebouwd uit de volgende hoofdstukken. Na het lezen hiervan weet je hoe je zelf een dijk van een factuur maakt. Direct meer lezen over een specifiek onderwerp? Klik dan op één van onderstaande links:
- Download: voorbeeld factuur
- Onderdelen van een factuur
- Zelf een factuur maken
- UBL-facturen
- Als je btw-plichtig bent
1. Gratis download: voorbeeld factuur
Yes, eindelijk kun je de eerste factuur versturen naar een klant! Maar wat zet je daar eigenlijk op? Met een sterke en duidelijke factuur staat het geld sneller op je zakelijke rekening.
Facturen maken kan best een uitdaging zijn als je dat nog nooit gedaan hebt, dus om je op weg te helpen hebben we een voorbeeldfactuur opgesteld van een (fictieve) zzp'er die werkzaam is in de zakelijke dienstverlening.
Klik op het plaatje hieronder om de voorbeeldfactuur gratis te downloaden (dit bestand opent in PDF). In hoofdstuk 2 leggen we uit welke gegevens je altijd op jouw facturen moet vermelden.
Factuur voorbeeld
Met dit handige voorbeeld kun je al je facturen maken.
2. Onderdelen van een factuur
Belangrijk: Niet iedere ondernemer hoeft volgens de regels in dit hoofdstuk te factureren. Bijvoorbeeld taxichauffeurs en horecabedrijven kennen deze verplichting niet. Op de website van de Belastingdienst lees je wanneer jouw nota's wel aan onderstaande voorwaarden moeten voldoen.
Een factuur bestaat voor verreweg de meeste ondernemers uit een aantal belangrijke onderdelen. Deze belichten we in dit hoofdstuk één voor één. Klik op een van de links hieronder om direct meer te lezen over een specifiek onderdeel van je factuur:
- Btw-identificatienummer
- KvK-nummer
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Bedrijfsnaam en -adres
- Bedrijfsnaam en -adres van de afnemer
- Datum en omschrijving van de dienst/het product
- Vooruitbetaling en rekeningnummer
- Betalingstermijn
Onderdeel 1: btw-identificatienummer (btw-id)
Als je je inschrijft in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, krijg je een nummer van de Belastingdienst. Dit is voor de fiscus het bewijs dat je 'ondernemer voor de omzetbelasting' bent.
Op dit moment zijn er twee nummers die van belang zijn bij het ondernemerschap:
- Het btw-identificatienummer gebruik je op je facturen;
- Het omzetbelastingnummer gebruik je voor alle communicatie met de belastingdienst. Dit nummer is gelijk aan het oude btw-nummer (dat werd vóór 2020 gebruikt in allebei de situaties).
Op je facturen vermeld je dus het btw-identificatienummer en niet het omzetbelastingnummer.
Lees in dit artikel meer over de btw-aangifte.
Onderdeel 2: KvK-nummer
Wanneer je een bedrijf start, moet je je altijd eerst inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Bij deze inschrijving ontvang je automatisch een KvK-nummer.
Dit nummer geeft aan aan dat jouw onderneming officieel is geregistreerd in de database van de KvK en ook dit nummer moet je op iedere nota vermelden. Deze werkwijze is trouwens niet alleen wettelijk verplicht, maar op deze manier laat je aan (potentiële) klanten ook zien dat je een legitiem bedrijf runt.
Onderdeel 3: factuurnummer
Op iedere factuur moet een ander factuurnummer staan. Zo houd je de verschillende facturen uit elkaar, en weet je bij vragen direct over welke factuur het gaat. De nummering kun je in principe helemaal zelf bepalen.
Om jouw zakelijke administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de nota's per jaar in te delen. Dit is met zeker aan te raden voor ondernemers die regelmatig voor dezelfde klanten werken.
Iedere januari begin je dan met een schone lei en je telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2023 zou de eerste factuur dan '2023001' zijn, de tweede '2023002', enzovoort. Let wel op dat je voldoende nullen toevoegt na het jaartal. Wanneer je op een gegeven moment namelijk belandt bij '2023010', dan telt dat makkelijker door dan wanneer je na '202309' verder zou moeten nummeren.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Onderdeel 4: factuurdatum
De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt naar een klant of opdrachtgever.
Onderdeel 5: (bedrijfs)naam en adres
Naast het btw- en KvK-nummer moet je uiteraard ook jouw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens vermelden. Ben je al werkzaam als freelancer of zzp'er, maar heb je (nog) geen eigen bedrijf opgericht? Zet dan alleen jouw eigen naam en adres op de factuur.
Onderdeel 6: (bedrijfs)naam en adres van de afnemer
Dit is de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. Er bestaan geen harde regels op welke plek je deze adressen en contactgegevens moet vermelden, maar het is gebruikelijk om deze gegevens boven de berekening en omschrijving van de werkzaamheden te zetten.
Onderdeel 7: datum en omschrijving levering/dienst
Wanneer heb je de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft dit gekost? Beschrijf en specificeer de hoeveelheid uren die je in rekening brengt zo goed als je kunt.
Merk je al tijdens de werkzaamheden dat je veel meer tijd kwijt bent aan een klus dan vooraf met de afnemer is afgesproken? Geef dat dan ruim van tevoren aan, zodat een klant rekening kan houden met extra onkosten. Je kunt ook opnieuw bespreken welk tarief je zult hanteren.
Vergroot het aantal gewerkte uren nooit zonder dit vooraf te bespreken, om verwarring en onnodige conflicten te voorkomen.
Gratis whitepaper: bereken je uurtarief
Welke kosten reken jij straks voor de gewerkte uren? Het is verstandig om hier voor de start van je onderneming al over na te denken. Ontdek hoe jij tot een goed bedrag komt en wanneer hét moment daar is om jouw tarief te verhogen.
Onderdeel 8: vooruitbetaling en rekeningnummer
Je kunt de afspraak maken dat je klant al betaalt voordat het product of de dienst daadwerkelijk geleverd is. Dit heeft een groot voordeel voor jou, want het geld staat dan namelijk eerder op je rekening. Als de gewenste betaaldatum afwijkt van de factuurdatum, dan moet je dit duidelijk vermelden op de factuur.
Zet ook je zakelijke rekeningnummer op de factuur. Dit is niet wettelijk verplicht, maar wel zo handig voor je klant. Op die manier heeft de afnemer alle benodigde gegevens bij de hand om de betaling te kunnen voldoen.
Tip: krijg sneller betaald met een zakelijk betaalverzoek! Je kunt de link direct op je factuur zetten.
Onderdeel 9: betalingstermijn
Het is aan te raden om bij de aanname van de opdracht ook de betalingstermijn te bespreken met je klant of opdrachtgever, zodat alle partijen vooraf weten waar ze aan toe zijn. De gangbare betalingstermijn ligt doorgaans tussen de 14 en 30 dagen.
Als de (afgesproken) termijn wordt overschreden, mag je rente in rekening brengen. Ga niet direct van het ergste uit, want misschien is je klant de factuur gewoon vergeten te betalen. Het is dan slim om eerst een herinneringsmail te sturen of om je klant op te bellen.
Lees meer: betalingstermijnen op facturen, hoe zit dat?
3. Zelf een factuur maken
Er zijn verschillende manieren om een factuur op te stellen. Sommige ondernemers doen het in Excel. Door te werken met formules, laat je berekeningen automatisch uitvoeren. Zo maak je geen rekenfoutjes meer.
Facturen maken in Excel kan op twee manieren: met een factuursjabloon of met een eigen layout. De factuursjabloon is het makkelijkst, omdat daar de formules al in verwerkt zijn.
Een andere mogelijkheid is het gebruik van boekhoudsoftware als Moneybird, Exact of e-boekhouden. Hier kun je een eenvoudige factuur template of sjabloon gebruiken om je factuur op te stellen. Een groot voordeel van deze methode is dat je factuur er zonder veel moeite professioneel uit komt te zien.
Heb je jouw zakelijke rekening bij de Rabobank, dan kun je ook gebruik maken van de handige Factuurmanagement functionaliteit van Rabo Business Banking. Hiermee kun je eenvoudig en snel je eigen facturen maken en versturen en krijg je automatisch een seintje als je factuur betaald is. Ook wordt er aan de factuur automatisch een betaalverzoek met QR code toegevoegd. Zo ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan je administratie!
Handig: je kunt via Rabo Betaalverzoek ook een betaallink toesturen, handig voor je klanten en jij krijgt vaak sneller uitbetaald!
4. UBL-facturen
UBL staat voor Universal Business Language. UBL-facturen zijn facturen in een speciaal formaat dat makkelijk te lezen is door administratiesoftware. Het gaat hierbij om elektronische facturen in de vorm van een XML-bestand.
Het is hierdoor mogelijk om facturen direct van het administratiesysteem van bedrijf A naar het administratiesysteem van bedrijf B te sturen. De UBL facturen worden verzonden via het beveiligde Europese PEPPOL.
Ondernemers krijgen vaak te maken met dit soort facturen als ze zaken doen met de Nederlandse overheid. Hier zijn e-facturen namelijk verplicht. Ook moet je een organisatie-identificatienummer (OIN) toevoegen aan de factuur.
5. Facturen maken als je btw-plichtig bent
De meeste ondernemers zijn btw-plichtig. Als dat ook voor jou geldt, dan reken je omzetbelasting (btw) over de bedragen die jij bij klanten of opdrachtgevers in rekening brengt. Deze zet je vervolgens op je factuur. Later doe je hiervoor (vaak per kwartaal) aangifte bij de Belastingdienst.
De meeste ondernemers brengen omzetbelasting in rekening en moeten de volgende zaken ook altijd op hun facturen vermelden:
- Het bedrag exclusief btw;
- Eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen;
- Het gehanteerde btw-tarief;
- De vergoeding;
- Het btw-bedrag in euro's.
Let op: als jij jaarlijks een maximale omzet van € 20.000 hebt, kom je mogelijk in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling en hoef je voortaan geen btw meer af te dragen. Zet dit altijd op je factuur, zodat je opdrachtgever niet in de war raakt.
Tip: sla onze handige btw-calculator op bij je favorieten zodat je altijd snel het juiste btw bedrag voor op jouw factuur kunt berekenen!
Tot slot
Voldoet jouw factuur niet aan de eisen? Dan kan de nota niet als rechtsgeldig worden beschouwd en dan kan de ontvanger bijvoorbeeld geen gebruik maken van de btw-aftrek.
Dat laatste geldt natuurlijk ook voor jezelf. Controleer daarom de facturen die jij ontvangt ook altijd even op bovenstaande criteria en attendeer de afzender tijdig op eventuele fouten.
Veelgestelde vragen over het maken van facturen:
- Uit welke onderdelen bestaat een factuur?
Volgens dit artikel over het maken van een goede factuur, bestaat een factuur voor verreweg de meeste ondernemers uit 9 onderdelen. Overigens zijn niet alle ondernemers gebonden aan deze verplichte onderdelen: bijvoorbeeld taxichauffeurs hoeven hier niet aan te voldoen. - Waar vind ik een voorbeeld van een goede facuur?
In dit artikel over het maken van facturen, vind je een gratis te downloaden voorbeeld-factuur voor zzp'ers. Deze kun je steeds opnieuw gebruiken bij het opstellen van facturen. - Wat zijn UBL-facturen?
UBL staat voor Universal Business Language. UBL-facturen zijn facturen in een speciaal formaat dat makkelijk te lezen is door administratiesoftware. Het gaat hierbij om elektronische facturen in de vorm van een XML-bestand. Het is hierdoor mogelijk om facturen direct van het administratiesysteem van bedrijf A naar het administratiesysteem van bedrijf B te sturen via het beveiligde Europese PEPPOL-systeem.
