1. Wat wil de Belastingdienst?
De fiscus maakt onderscheid tussen verschillende gegevens in uw administratie. Voor de meeste documenten geldt een bewaarplicht van zeven jaar, zoals het grootboek (de financiële afhandeling van transacties), debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Maar er zijn ook gegevens die u tien jaar zult moeten bewaren. Deze langere bewaarplicht geldt voor onroerende zaken. Hierbij moet u bijvoorbeeld denken aan de huur van uw bedrijfspand.
2. Heb ik recht op een kortere bewaarplicht?
U kunt in overleg met de Belastingdienst bepalen of afgezien van de basisgegevens, op uw persoonlijke situatie een kortere bewaarplicht van toepassing kan zijn. De gemaakte afspraken zullen schriftelijk worden vastgelegd. Houd er wel rekening mee dat, ook al gaat de Belastingdienst akkoord met uw kortere bewaartermijn, er andere overheidsinstellingen bestaan voor wie deze aangepaste regeling niet geldt. Zij zullen u alsnog houden aan de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
3. Hoe zit het met computergegevens?
De fiscale bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Het is dus raadzaam regelmatig back-ups (bijvoorbeeld door gebruik te maken van een externe harde schijf) te maken van de bestanden die met uw administratie te maken hebben, voor het geval dat uw computer crasht. Twijfelt u nog over welke gegevens wel of niet bij uw administratie horen? Dit zijn eigenlijk alle bedrijfsgegevens die u elektronisch of op papier vastlegt, zoals kasadministratie, kassabonnen, facturen, bankafschriften etc.
Als startende ondernemer krijg je van Rabobank een steuntje in de rug. Open nu een zakelijke rekening: de eerste 6 maanden gratis. 
4. Scan belangrijke documenten of bonnetjes
Scan facturen, bonnen, contracten en andere belangrijke paperassen zoveel mogelijk in. Papier kan erg kwetsbaar zijn. Zo worden opvallend veel bonnetjes gedrukt op papier dat onder de invloed van zonlicht binnen enkele maanden onleesbaar wordt. Zorg dus dat u al uw papieren ook digitaal opslaat en vergeet niet met enige regelmaat de eerder genoemde back-ups te maken.
5. Kan ik mijn administratie ook geheel digitaal (laten) doen?
Ja, dat is mogelijk. U kunt afspraken maken met de Belastingdienst over de vorm waarin uw gegevens worden bewaard, waarbij u aangeeft dit op papier of geheel elektronisch te doen. De gegevens die digitaal zijn vastgelegd, moeten dus ook digitaal worden bewaard. Alleen uitgeprinte documenten zijn hierbij niet toegestaan. Werkt u met een extern computer- of loonservicebureau? In dat geval vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.
6. Bewaar ieder kalenderjaar apart
Het nieuwe jaar begint niet alleen met goede voornemens en een glas champagne, maar ook met een rijtje lege ordners voor alle onderdelen van uw administratie. Zo blijft alle documenten op een overzichtelijke manier bewaard en kunt u ook oudere facturen of bonnen snel terugvinden. Bestaat uw bedrijf langer dan zeven jaar? Dan kunt u aan het begin van het achtste jaar opnieuw de mappen gebruiken waarmee u ooit begon. De bewaarplicht voor de Belastingdienst geldt immers niet meer voor dat jaar.
Lees ook: 10 geboden van de bewaarplicht.
