Na het lezen van dit artikel weet je aan welke wettelijke eisen jouw zakelijke administratie moet voldoen en hoelang je deze moet bewaren. Direct meer lezen over een specifiek onderwerp? Klik dan op één van onderstaande links:
- Basisgegevens: 7 jaar bewaren
- Onroerende zaken: 10 jaar bewaren
- De Belastingdienst
- Digitaal én analoog
1. Basisgegevens: 7 jaar bewaarplicht
De Belastingdienst onderscheidt diverse gegevens binnen je bedrijfsadministratie. Voor de zogenaamde basisgegevens is de fiscale bewaarplicht voor ondernemers 7 jaar.
Je mag deze gegevens digitaal of op papier bewaren.
Wat zijn basisgegevens?
Onder deze basisgegevens vallen:
- het grootboek,
- de debiteuren- en crediteurenadministratie,
- de voorraadadministratie,
- de in- en verkoopadministratie en
- de loonadministratie.
Na 7 jaar zal de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij je opvragen. Wil je weten wat de voorwaarden zijn voor een goede administratie? Lees de gratis whitepaper 'administratie opzetten' voor startende ondernemers.
2. Onroerende zaken: 10 jaar bewaarplicht
Er zijn ook gegevens die je 10 jaar lang moet bewaren. Dat zijn de gegevens van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand. Deze langere termijn heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.
Je mag deze gegevens digitaal of op papier bewaren.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
3. De Belastingdienst
Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart en over het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Het meeste kun je digitaal archiveren.
Afspraken over kortere bewaartermijn
Voor alle gegevens die niet als basisgegevens worden aangemerkt, kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een eventuele kortere bewaartermijn.
Hou er wel rekening mee dat als je afspraken maakt met de Belastingdienst over een kortere bewaartermijnen, er ook nog andere overheidsinstellingen kunnen zijn die wel vasthouden aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
4. Bewaartermijn digitaal én analoog
De fiscale bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je bent dus verplicht om regelmatig updates en back-ups te maken van de computer waarop je je administratie bijhoudt.
Alle gegevens die je op papier of elektronisch vastlegt, horen in principe bij de administratie van je bedrijf. Denk aan kasadministratie, kassabonnen, facturen en bankafschriften.
Een gecrashte laptop of gestolen harde schijf is voor de Belastingdienst geen geldige reden om niet aan de bewaarplicht te hoeven voldoen.
Scan al je documenten in
Scan facturen, bonnen, contracten en andere belangrijke documenten zoveel mogelijk in. Papier is kwetsbaar; veel bonnetjes worden zelfs gedrukt op papier dat onder de invloed van zonlicht binnen enkele maanden onleesbaar wordt.
Zorg dat je al je papieren ook digitaal opslaat. Het liefst met een back-up op verschillende plaatsen, zodat áls er brand uitbreekt of ingebroken wordt, je nooit je complete administratie kwijt bent.
5. Bewaren administratie: veelgestelde vragen
- Hoe lang moet ik de bedrijfsadministratie bewaren?
Volgens dit artikel over de bewaarplicht voor zakelijke administratie, gelden er 2 verschillende termijnen. 1. Er geldt een bewaarplicht van 7 jaar voor de basisgegevens (grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie). 2. Daarnaast moet je de gegevens over onroerende zaken, zoals je bedrijfspand 10 jaar bewarene. - Is het verplicht om een digitale bedrijfsadministratie bij te houden?
Nee, dit mag zowel op papier als digitaal worden bijgehouden. - Wat is een slimme manier om de zakelijke administratie te bewaren?
Volgens dit artikel over de bewaarplicht voor zakelijke administratie: Scan facturen, bonnen, contracten en andere belangrijke documenten zoveel mogelijk in. Zorg dat je al je papieren ook digitaal opslaat. Het liefst met een back-up op verschillende plaatsen, zodat áls er brand uitbreekt of ingebroken wordt, je nooit je complete administratie kwijt bent.
