1. Wat houdt de bewaarplicht in?
Iedere ondernemer moet zich verplicht houden aan de zogenoemde bewaarplicht. Volgens wettelijke bepalingen moeten ondernemers bij deze regeling alle boeken, stukken en gegevensdragers die van belang zijn voor de belastingheffing, gedurende een periode van zeven jaar bewaren.
Belangrijk: de bewaarplicht geldt ook voor opgeslagen gegevens op usb-sticks, in de cloud en op eventuele cd-rom's, dvd's of zelfs diskettes en tapes. Dit geld ook als je (een deel van) de administratie uitbesteedt aan bijvoorbeeld een accountan. Maak dus goede afspraken over het opslaan van de stukken.
Goed om te weten: heb je een bedrijfspand? Die gegevens moet je tien jaar bewaren in plaats van zeven. Dit komt door de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken.
Toch zijn er ook uitzonderingen. Het kan ook zijn dat je bedrijf in aanmerking komt voor een kortere bewaartermijn. Dit is in principe afhankelijk van het belang dat de fiscus heeft bij de verschillende soorten gegevens in je zakelijke administratie.
2. Hoe moeten deze gegevens worden bewaard?
In principe moet je de administratieve gegevens in de oorspronkelijke vorm bewaren. In de meeste gevallen is dat op papier en digitaal. Als je bijvoorbeeld een papieren nota krijgt en die scan, moet je ook het origineel bewaren.
Ook moet je alle gegevens die je in een computer invoert in principe in datzelfde systeem bewaren. De Belastingdienst eist verder van ondernemers dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn.
Voor een factuur is het bijvoorbeeld essentiel dat het document daadwerkelijk van de leverancier in kwestie afkomstig is.
Het converteren van eventuele administratieve gegevens (denk aan het inscannen van een papieren document of het overstappen naar een ander computersysteem) is toegestaan, als je je aan de volgende voorwaarden houdt:
- Je zet alle gegevens over;
- Je zet de gegevens inhoudelijk juist over;
- Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
- Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
- Je zorgt ervoor dat de fiscus een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan uitvoeren;
- Je bewaart de uitkomsten van de interne controle, bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.
Als je een controle krijgt van de Belastindienst, moet je alle gegevens binnen een redelijke termijn moet kunnen overleggen. Dit gaat sneller als je (of diegene die voor jou de administratie bijhoudt) zorgt voor een overzichtelijke administratie.
Tip: bewaar de administratie op meerdere locaties, zodat je minder risico loopt om de gegevens kwijt te raken, bijvoorbeeld door brand of wateroverlast op kantoor.
3. Wanneer gaat de bewaarplicht in?
Per branche hebben wij de laatste cijfers en trends voor je verzameld. Ideaal voor het opstellen van jouw marktonderzoek of jaarplan!
Bekijk cijfers & trends
Dit is per opdrachtovereenkomst, factuur of bonnetje verschillend. De Belastingdienst kijkt in ieder geval naar de actuele waarde van een document. Zolang een stuk actuele waarde heeft, maakt het nog gewoon deel uit van de (jaar)administratie.
Pas daarna gaat de fiscale bewaarplicht in. Stel: je hebt een overeenkomst afgesloten met een klant voor een periode van drie jaar. Op de datum dat dit contract afloopt en niet zal worden verlengd, begint de bewaartermijn van zeven jaar.
4. Zijn er nog uitzonderingen?
In principe moet je alle gegevens over je bedrijf goed bewaren. Toch is er in de praktijk, in overleg met de Belastingdienst soms mogelijk af te wijken van de bewaarplicht.
De fiscus zal hierbij onderscheid maken tussen het wel of niet verplicht opslaan van de basisgegevens en overige gegevens. Qua basisgegevens moet je dan denken aan:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
Die basisgegevens moet je sowieso zeven jaar bewaren. Ongeacht de gemaakte afspraken met de Belastingdienst. Houd er daarnaast rekening mee dat er in sommige branches sprake kan zijn van meer cruciale basisgegevens. In de bouw is bijvoorbeeld de projectadministratie van essentieel belang voor de planning, uitvoering en vastlegging van de werkzaamheden.
Het belastingkantoor in jouw regio kan je hierover meer vertellen. Hier moet je ook zijn wanneer je speciale afspraken wilt maken over je persoonlijke bewaarplicht.
Zorg ervoor dat je de fiscus in dat geval exact kunt uitleggen hoe je je geautomatiseerde administratie geregeld hebt, bijvoorbeeld door een inventarisatie te maken van alle informatiesystemen die door je bedrijf worden gebruikt en fiscaal gezien relevante informatie bevatten.
Vergeet ook niet de gegevens bij derden te inventariseren als je de bedrijfsadministratie (gedeeltelijk) uitbesteedt. Geef per informatiesysteem specifiek aan hoe je je bewaarplicht graag zou willen invullen. Dan krijg je sneller antwoord van de fiscus.
