Als je factuur niet aan de gestelde eisen van de fiscus voldoet, is hij niet rechtsgeldig en kan de ontvanger bijvoorbeeld geen gebruik maken van de btw-aftrek. Dat geldt natuurlijk ook voor jezelf: controleer de facturen die je ontvangt op onderstaande criteria.
Klik op één van de links om direct naar het onderwerp te gaan:
Wanneer is een factuur rechtsgeldig?
Je facturen moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten om als rechtsgeldig te worden beschouwd:
- Je omzetbelastingnummer (btw-nummer). Vanaf 1 januari 2020 gebruik je op je facturen een nieuw nummer, het btw-identificatienummer (btw-id;
- Het factuurnummer; facturen moeten doorlopend zijn genummerd.
- De factuurdatum.
- Je naam en adres.
- De naam en het adres van je afnemer.
- De datum van de levering of de dienst.
- De hoeveelheid en soort geleverde goederen.
- De omvang en de soort geleverde diensten.
- Per omzetbelastingtarief:
- De eenheidsprijs exclusief omzetbelasting.
- Eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen.
- Het toegepaste BTW-tarief.
- De vergoeding.
- Bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Het btw-bedrag (de omzetbelasting).
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Factuur versturen in PDF
De factuur kan via e-mail verstuurd worden in de vorm van een pdf-, excel- of worddocument. Het is aan te raden om de factuur in de vorm van een pdf te versturen, omdat de ontvanger er dan niets meer aan kan veranderen.
Theoretisch zou de ontvanger de bedragen of data van een elektronisch ontvangen Excel of Word document kunnen aanpassen. Dan kan er dus discussie ontstaan over de inhoud van de factuur.
Factuurmanagement
Naast de verplichte informatie, kan het ook handig zijn om voor je klant specifieke informatie op de factuur te zetten. Stem dit dus vooraf af met je klant. Denk bijvoorbeeld aan zaken als aan wie je de factuur moet richten en mailen en of je nog een inkoopnummer moet vermelden.
Check ook je factuur goed op fouten voor het verzenden. Controleer alle bedragen goed en of je de btw goed hebt berekend. Zo vergroot je ook nog eens de kans dat je factuur sneller wordt uitbetaald.
Je kunt ook gebruik maken van de handige Factuurmanagement functionaliteit van Rabo Business Banking. Hiermee kun je eenvoudig en snel je eigen facturen maken en versturen en krijg je automatisch een seintje als je factuur betaald is. Zo ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan je administratie en weet je zeker dat je factuur aan alle eisen voldoet waardoor je snel betaald krijgt.
Voorbeeld factuur
Benieuwd hoe een rechtsgeldige factuur er in de praktijk uitziet? Dit voorbeeld helpt je op weg. Download deze factuur template nu gratis.
