Uit onderzoek van Bureau Trendbox blijkt dat de helft van de ondernemers in het MKB minder dan vier uur per week aan debiteurenbeheer besteedt. Zij zitten hun debiteuren daarmee in veel gevallen te weinig achter de broek. Het zou dus mooi zijn als u iemand binnen uw organisatie verantwoordelijk kunt maken voor debiteurenbeheer.
Maar wie dan?
1. Iemand met lef
Stel voor het debiteurenbeheer iemand aan die met klanten kan omgaan. Het moet iemand zijn die de telefoon durft te pakken en afspraken durft te maken. En dus niet iemand die alleen goed is met getallen.
2. Geef deze persooon bevoegdheid
Geef deze persoon ook de bevoegdheid om betalingsafspraken met klanten te maken, zodat er aan de telefoon meteen spijkers met koppen geslagen kunnen worden.
3. Niet bij de boekhouding
Het debiteurenbeheer onderbrengen op de boekhoudafdeling werkt goed als u alleen maar trouwe klanten heeft die altijd op tijd betalen. Is dat niet het geval, dan verdient het aanbeveling een aparte afdeling op te zetten of het debiteurenbeheer bij de controller onder te brengen.
4. Opleiding
De Vereniging Voor Credit Management (VVCM) organiseert opleidingen op het gebied van debiteurenbeheer. Sinds enkele jaren is er een korte parttime basisopleiding tot Certified Credit Practitioner. Deze opleiding duurt maximaal 22 weken. Daarnaast is er de tweejarige parttime opleiding tot Certified Credit Manager. Wellicht is er iemand binnen uw bedrijf die zo'n opleiding kan volgen.
Check uw klanten
Uw bestaande klanten dient u goed in de gaten te houden. Want eens een goede betaler is niet altijd een goede betaler. Als een vaste klant ineens langzamer gaat betalen, kan dat een signaal zijn dat er iets mis is met de kredietwaardigheid van het betreffende bedrijf.
Nieuwe klanten
Check uw nieuwe klanten snel. Bij voorkeur nog voor u er een verkoper op af stuurt voor een eerste acquisitiegesprek. Want ook zo'n eerste gesprek kost geld. Uw eigen indruk zegt natuurlijk wel wat, maar zeker niet alles. Vlak uw eigen indruk dus niet uit, maar verzamel ook bij derden gegevens.
1. Uw klantenkring
Ga na of iemand binnen uw eigen klantenkring al zaken doet met uw potentiële klant. Dat geeft u informatie uit de eerste hand over diens kredietwaardigheid. Heeft geen van uw klanten met deze partij zakelijke banden, dan kunt u kijken of de relaties van uw relaties deze ervaring misschien wel hebben. Vaak boort u op deze manier met maar een paar telefoontjes al veel waardevolle informatie aan.
2. Kamer van Koophandel
Bij de Kamer van Koophandel vindt u informatie over jaarrekeningen, BV-structuren, datum van oprichting en aantal medewerkers.
3. Overige informatieleveranciers
Bij informatieleverancier Graydon vraagt u voor rond de 40 euro een 'kernrapport' aan over een bedrijf. Daarin vindt u onder andere een kredietadvies, een betalingswaardering, officiële gegevens, vestigingsgegevens en eerdere financiële calamiteiten. Zo'n kernrapport is een momentopname. Voor toegang tot uitgebreidere informatie met meer historische financiële gegevens moet u een contract afsluiten met Graydon.
Bij Dun & Bradstreet kunt u een kredietrapport over een bedrijf opvragen. De prijs hangt af van wat u precies wilt weten en hoe vaak u zaken met ze doet.
4. Zoekmachines
U kunt verder heel wat informatie gratis 'opgooglen'. Typ in Google bijvoorbeeld eens de bedrijfsnaam van uw potentiële klant plus een trefwoord als 'kantonrechter', 'kantonrechtbank', 'failliet', 'curator', 'vordering', 'geding', enzovoort. Het kost een beetje tijd, maar levert vaak verrassende 'doorkijkjes' op.
5. Insolventieregister
Ook is er een direct informatiekanaal via het Centraal Insolventieregister. Hier kunt u checken of uw potentële klant betrokken is bij een faillissement, surséance van betaling of schuldsanering.
6. Betaalgedrag.nl
Op Betaalgedrag.nl kunt u gratis informatie lezen en geven over het betaalgedrag van collega-ondernemers.
