Voordelen van online boekhouden
Het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie vinden veel ondernemers een behoorlijk gedoe. Ze zien op tegen het beeld van de schoenendoos met al die bonnetjes, die ze dan eens in de maand moeten uitzoeken. Maar gelukkig ligt die tijd nu wel achter ons.
Met een online administratie heb je die frustratie namelijk niet. Zo wordt je leven als ondernemer een heel stuk makkelijker. We zetten een paar van de belangrijkste voordelen van online boekhouden op een rijtje:
- Overal toegang tot je administratie
- Minder kans op fouten
- Je bespaart aanzienlijk veel tijd
- Je kunt digitaal factureren en hoeft dezelfde gegevens dus niet dubbel in te voeren
- Makkelijk overzichten maken (hoeveel heb ik dit jaar verdiend t.o.v. een jaar geleden?)
- Je boekhouder kijkt gemakkelijk even mee
- Als je je administratie in de cloud bewaart, heb je altijd een back-up
En over die boekhouder gesproken, daarin schuilt ook een deel van je kostenbesparing. Met een online boekhoudpakket betaal jij een accountant niet meer voor het invoeren van je cijfers (dat kun je nu immers prima zelf), maar alleen voor controle en advies.
Overstappen op boekhoudpakket
Het kan zijn dat je al overtuigd bent van het nut van een online boekhoudpakket, maar nog twijfelt over het moment om over te stappen. Misschien heb je het hartstikke druk en stel je de beslissing steeds voor je uit.
Een goed moment is de start van een nieuw kalenderjaar. In dat geval hoef je namelijk niet allerlei gegevens over te zetten. Het is niet gezegd dat tussendoor overstappen niet kan, je bent dan alleen iets meer tijd kwijt met het overzetten van oude gegevens in je nieuwe systeem.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Met het online boekhoudpakket aan de slag
Overtuigd? Dan moet je nu nog een keuze maken voor een pakket en aan de slag.
Deze 5 tips helpen je daarbij:
#1: Een online boekhoudpakket kiezen
Om te beginnen is het goed om je wensen eens op papier te zetten. Wat wil je allemaal met het pakket gaan doen? Gaat het je vooral om digitaal facturen sturen of tellen voor jou ook uitgebreide financiële analyses? Later overstappen als je bedrijf groeit is niet ideaal uiteraard, dus neem de tijd om de juiste keuze te maken.
#2: Ontdek de mogelijkheden
Heb je je keuze gemaakt? Dan is het tijd om de tool te leren kennen. En toegegeven, zo'n nieuwe manier van boekhouden is best even wennen.
Bekijk de instructievideo, lees erover in de handleiding en probeer vooral de verschillende functionaliteiten. De tijd die je hier aan de voorkant in stopt, verdien je later dubbel en dwars weer terug.
#3: Maak er gebruik van
De voordelen van een online boekhoudpakket komen pas goed tot hun recht als je er ook echt gebruik van maakt. Het sturen van papieren facturen? Niet meer doen. Met de software gaat dat veel eenvoudiger.
Klanten zijn het vandaag de dag allemaal gewend om facturen per mail te ontvangen. Als jij een leverancier hebt die de facturen nog steeds per post stuurt, vraag dan of dit voortaan via de mail kan.
Papieren documenten kun je ook inscannen. Doe dit, zodat je je hele boekhouding digitaliseert.
#4: Werk je boekhouding regelmatig bij
De administratie verdient jouw aandacht. Het is dan ook slim om er regelmatig even mee aan de slag te gaan.
Eens in de week bijvoorbeeld, en anders toch zeker elke 14 dagen. Zo blijf je bij, houd je steeds voldoende overzicht en hoef je straks niet in één keer een hele berg met facturen en bonnetjes te verwerken.
#5: Scan de bonnetjes in
Oude bonnetjes die na een maand uit je broekzak tevoorschijn komen. Met de inkt al bijna vervaagd. Dat is niet zoals het eigenlijk zou moeten natuurlijk. Heb je bonnetjes, scan ze dan meteen in. En leg inkoopfacturen even weg in een bakje om ze op een vast moment in de week te verwerken.
Boekhouden met zakelijke rekening
Een online boekhoudpakket draait alleen in combinatie met een zakelijke rekening. Dat is ook één van de eerste dingen die je moet regelen als je start met ondernemen: een zakelijke rekening openen.
Hierop laat je al jouw zakelijke inkomsten storten en doe je de zakelijke uitgaven. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat je privé- en zakelijke uitgaven gescheiden zijn. Op deze manier kun je in één oogopslag zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat.
Zakelijke rekening voor zzp'ers
Aan een zakelijke rekening zijn natuurlijk kosten verbonden, al kun je die als startende zzp'er laag houden. Voor de Rabo ZZP Rekening betaal je namelijk geen maandelijkse abonnementskosten. Je betaalt alleen per transactie (€ 0,39). In een maand zonder transacties heb je dus ook geen kosten aan de rekening.
Als je de rekening in je eerste jaar na je inschrijving opent heb je nog meer voordeel, dan geldt namelijk Rabo Startersvoordeel en betaal je ook geen transactiekosten voor Europese transacties.
Koppel je boekhoudpakket aan je zakelijke rekening
Wist je dat je heel eenvoudig een koppeling kunt maken tussen Rabo Business Banking en verschillende online boekhoudpakketten? Ontdek hier of jouw boekhoudpakket erbij zit.
