Vooropgesteld: heel rijk ga je niet worden van dit artikel, maar het is zonde om ‘gratis geld’ te laten liggen. En als je goed naar je reisgedrag en bijbehorende kosten en aftrekposten kijkt, kun je nog best wat euro’s vinden die je laat liggen bij je reiskosten.
Bij de fiscale berekening van je reiskosten is het belangrijk onderscheid te maken tussen een zakelijk aangeschaft vervoermiddel of een privévervoermiddel dat je zakelijk gebruikt.
Je kunt ook direct naar de informatie over zakelijke vervoermiddelen gaan.
Zakelijk gebruik privévervoermiddel
We beginnen met het privévervoermiddel waar (soms) zakelijk mee wordt gereden. Dit is de meest voorkomende situatie. En het meest overzichtelijk, want dit valt bij de Belastingdienst onder de regeling ‘Gebruik privévervoermiddel’, zoals een auto, brommer of fiets.
Voor ieder privévervoermiddel dat je zakelijk gebruikt, mag je per gereden kilometer € 0,19 aftrekken van de winst. Dus ook als je op de fiets naar het station gaat om daar de trein te nemen naar een opdrachtgever.
Het maakt niet uit of je met de auto naar een zakelijke meeting rijdt, of in de zomer met de brommer naar een klant gaat. Zolang dit vervoermiddel niet op naam van de zaak staat, mag je per gereden kilometer € 0,19 aftrekken van de winst.
Overige reiskosten
Alle overige kosten die betrekking hebben op deze rit (brandstof, verzekering, tol, parkeren) mag je niet afzonderlijk aftrekken. In de aftrekpost van € 0,19 per kilometer zit de vergoeding voor al deze overige kosten verwerkt.
Vergeet je btw-voordeel niet
Je mag dan geen overige kosten aftrekken, maar de btw van deze zakelijke kosten kun je wel terugvragen. Dus niet het zakelijke parkeerkaartje, maar wel de btw over de parkeerkaart. Niet de benzine, maar wel de btw over de benzine.
De btw over deze gemaakte zakelijke kosten (parkeren, benzine, onderhoud) vraag je terug bij de btw-aangifte. Voorwaarde is wel dat je een sluitende (ritten)administratie kunt overleggen.
Hoe bereken je het zakelijke gedeelte?
Dit kost weinig moeite; bewaar al je benzine-, parkeer- en garagebonnen, houd de kilometerstand bij en noteer alle zakelijke ritten. Je berekent per kwartaal het percentage aan zakelijke kilometers. Bijvoorbeeld: 3000 zakelijke kilometers op een totaal van 5000; dat betekent dat je 60 procent zakelijk rijdt.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips!
Je kijkt al je bewaarde bonnen na van dat kwartaal en dan zie je dat je voor 100 euro aan btw hebt betaald. 60% van € 100,- is € 60,- die je bij de btw-aangifte kunt terugvragen. Snel verdiend toch?
Wat is mijn voordeel als ik een auto op naam van de zaak zet?
Wanneer je een auto koopt op naam van jouw bedrijf, vraag je bij de btw-aangifte de betaalde btw van de aankoopprijs terug en trek je via de jaarlijkse afschrijvingen de aanschafkosten af van de winst.
Verder mag je alle overige zakelijke autokosten aftrekken:
- Benzine
- Verzekeringen
- Onderhoud
- Parkeren
- Wasstraat
Deze bedragen zijn exclusief btw. De btw moet je dus eerst uit de kosten halen als je ze bij de belastingaangifte opvoert als aftrekposten. De btw van alle overige kosten kun je vervolgens terugvragen via de btw-aangifte.
Let op: je mag in dit geval geen € 0,19 per gereden kilometer aftrekken, anders doe je dit dubbel.
Wanneer je de auto ook privé gebruikt, wordt het wat ingewikkelder. Hoe die situatie precies fiscaal in elkaar zit, lees je in deze artikelen over zakelijk rijden.
Vraag de btw terug van zakelijke autokosten als parkeerkaartjes, benzine en onderhoud
Wat is nu het voordeligst?
We zouden graag een rekenvoorbeeld willen geven van een auto van de zaak versus zakelijk rijden in een privéauto en je op die manier laten zien hoe je veel euro’s kunt besparen.
Maar omdat er zoveel variabelen zijn (soort auto, bouwjaar, brandstof, verbruik, aanschafprijs, verzekering etc.) valt hier weinig concreets over te zeggen. Iedereen zal deze berekening voor zichzelf moeten maken.
Je hebt deze opties op het gebied van zakelijk rijden:
- Privéauto
- Auto op naam van de zaak
- Leaseauto
Gebruik deze handige rekentool voor de begroting
Zet de bovengenoemde drie opties naast elkaar in een schema en vergelijk de maandelijkse lasten. De ANWB heeft een handige tool waarmee je de begroting voor je nieuwe of huidige auto kunt berekenen. Dit kun je doen op kenteken (huidige auto) of via merk en type (nieuwe, gewenste auto).
Hier zijn alle componenten in meegenomen (benzine, afschrijving, onderhoud, reparaties, verzekeringen, levensduur, belastingen etc.)
De maandbedragen voor de gewenste leaseauto kun je via de Rabobank berekenen. Aan de hand van deze uitkomsten kun je zien wat de voordeligste optie is.
Fiets je naar het station om met de trein naar een klant te gaan? Iedere gefietste kilometer is € 0,19 waard.
Zakelijk fietsen levert geld op
Je fietst wellicht meer zakelijk dan je denkt. Bijvoorbeeld naar het station om met de trein naar een opdrachtgever te gaan. Dit is een interessante aftrekpost, want tel al die korte ritjes maar eens op.
Laten we als uitgangspunt nemen dat je op 2 kilometer afstand van het station woont (4 kilometer per dag) en 200 dagen per jaar op locatie bij klanten werkt.
800 kilometer * €0.19 = € 152,- aan jaarlijkse aftrekposten. Als je uitgaat van een belastingtarief van 40,85 procent, levert dit je toch mooi € 62,- op (0,4085 * € 152,-). Snel verdiend!
Zakelijke of particuliere fiets kopen?
Je kunt zakelijk fietsen op je particuliere fiets, of de fiets op naam van je bedrijf kopen. Zeker nu de elektrische fiets in opkomst is - deze prijzen liggen fors hoger dan een normale fiets – is het interessant om te bekijken of een zakelijke fiets fiscaal aantrekkelijk is.
Je mag pas een fiets op naam van de zaak zetten als de investering minimaal €450,- bedraagt (excl. btw). Als je in een jaar meer dan € 2300,- investeert kom je ook nog in aanmerking voor de investeringsaftrek van 28%.
Als je een dure fiets koopt en er weinig gebruik van maakt is het waarschijnlijk slim om dit zakelijk te doen. Van een elektrische fiets van € 2000,- krijg je ongeveer de helft terug (btw, afschrijving, investeringsaftrek). Onthoud wel: je betaalt nog altijd € 1000,-. En je mag geen € 0,19 per kilometer van de winst aftrekken.
Koop je privé een fiets, dan kun je de aanschaf niet aftrekken. Maar per gereden zakelijke kilometer kun je wel € 0.19 van de winst aftrekken. Hoe meer je zakelijk fietst, hoe aantrekkelijker dit wordt.
In het OV-tarief zit 9% btw verwerkt. Vergeet dit bedrag niet terug te vragen bij de btw-aangifte.
Als deze goedkope 'stationsfiets' bijvoorbeeld vijf jaar meegaat, kan deze vergoeding best wel eens hoger uitvallen dan het totale bedrag aan afschrijvingen en fiscale aftrekposten van de zakelijke fiets. Zet, net zoals hierboven bij de auto, de opties naast elkaar in een schema en bereken wat voor jou de voordeligste optie is.
Vraag de 9% btw van je OV-kosten terug
In het tarief voor openbaar vervoer zit 9% btw verwerkt en je hebt er als ondernemer recht op om dit btw-bedrag terug te vragen bij de btw-aangifte. Het staat niet gespecificeerd op je OV-chipkaart-overzicht, dus je zult de btw zelf uit het totaalbedrag moeten halen.
We geven hieronder een rekenvoorbeeld, en gaan daarbij uit van € 150 aan zakelijke OV-kosten per maand.
- OV-kosten inclusief btw = € 150
- OV-kosten exclusief btw = € 150 / 109*100 = € 137,61
- Als je alleen de btw wilt weten: € 150 / 109 *9 = € 12,39
Deze € 12,39 kun je terugvorderen bij de btw-aangifte. Op jaarbasis verdien je dan toch mooi ruim € 100,- terug.
