Een bestelling van een klant die niet in Nederland woont. Je denkt er bij de start van je webwinkel misschien nog niet direct over na, maar het kan zomaar gebeuren natuurlijk. En waarom ook niet? Er zijn in zo'n geval wel wat zaken waar je rekening mee moet houden, met name op het gebied van de btw.
Btw berekenen bij buitenlandse bestelling
Er zijn voor wat betreft de btw drie vragen die je jezelf altijd moet stellen wanneer je met jouw webwinkel aan het buitenland gaat leveren.
- Komt mijn klant uit een EU-land?
- Wat is het drempelbedrag van een bepaald land?
- Lever ik aan een particulier of aan een bedrijf?
Bestelling EU-land
Laten we om te beginnen inzoomen op bestellingen uit een EU-land, afkomstig van particulieren. Dan blijft het in eerste instantie vrij eenvoudig, je kunt dan namelijk gewoon het Nederlandse btw-tarief aanhouden. Dat voorkomt gedoe voor ondernemers die maar een paar buitenlandse bestellingen per jaar afhandelen.
- Lees hier alles over het lage btw-tarief
- Lees hier alles over het hoge btw-tarief
Anders wordt het wanneer je in in één jaar in een bepaald land tienduizenden euro's omzet haalt
Het drempelbedrag
Aan deze regeling zit wel een plafond. Dat verschilt per EU-land en wordt het drempelbedrag genoemd. Stel dat onze oosterburen steeds meer bestellingen doen in jouw webshop en je omzet in Duitsland bedraagt in één jaar meer dan € 35.000.
Dan moet je voor de omzet boven dat bedrag het Duitse btw-tarief in rekening gaan brengen. Dit geldt voor de resterende maanden van het huidige jaar én het hele jaar erop.
Dat betekent automatisch dat je je webwinkel in dit geval ook in Duitsland moet laten registreren.
Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.
Het drempelbedrag in de praktijk
Stel, je levert dit jaar steeds meer spullen aan Belgische consumenten en op 10 oktober staat de teller op een bedrag van € 34.700. Hierover heb je Nederlandse btw in rekening gebracht. Niks aan de hand dus. Maar dan wordt het 11 oktober.
- Op deze dag komt er een bestelling binnen van € 550.
- Hiermee kom je boven het Belgische drempelbedrag van € 34.700.
- Over deze levering breng je Belgische btw in rekening, je draagt die af aan de fiscus in dat land.
- Dat geldt ook voor de volgende leveringen over dit jaar en het jaar erop.
De drempelbedragen verschillen overigens per EU-land. Hier vind je een lijst met actuele drempelbedragen.
Drempelbedragen, de uitzonderingen
Er zijn drie soorten producten waarover je altijd het buitenlandse btw-tarief betaalt. Deze tellen dan ook niet mee voor het drempelbedrag.
- Accijnsgoederen.
- Nieuwe en bijna nieuwe vervoersmiddelen.
- Goederen die onder de margeregeling vallen (tweedehands spullen).
Een buitenlandse bestelling door een bedrijf
Naast bestellingen door particulieren, kunnen er natuurlijk ook buitenlandse bedrijven zijn die iets in je webshop bestellen. Dan gelden andere regels. Je hoeft dan namelijk geen btw in rekening te brengen.
Deze regeling wordt intracommunautaire levering ICL genoemd.
Het is daarbij wel zaak dat je om het btw-nummer en de adresgegevens vraagt tijdens het bestelproces. Je moet in je administratie namelijk kunnen aantonen dat de klant btw-aangifte doet in het land waar het actief is. Kun je dit niet, dan loop je het risico dat de Belastingdienst later op de stoep staat voor een naheffingsaanslag.
- Lees ook: Een eigen webshop in 9 stappen
- Lees ook: Checklist: ondernemingsplan schrijven
- Lees ook: Starten vanuit loondienst in 7 stappen
Intracommunautaire levering ICL, een voorbeeld
Stel dat je een meubelstuk verkoopt aan een Spaans bedrijf. Dan moet je dat als volgt regelen. Zet op de factuur dat het gaat om een intracommunautaire levering en dus om een btw-tarief van 0%. Verder staat er op je factuur de naam en het vestigingsadres van het bedrijf.
Wat ook niet mag ontbreken is het btw-identificatienummer. Dit is het btw-nummer waarmee het Spaanse bedrijf bekend staat bij de Belastingdienst in dat land.
Bewijzen verzamelen
Tip! Gaat het om flinke bedragen? Verzamel dan ook het bewijs dat je spullen fysiek zijn geëxporteerd. Denk daarbij aan:
- Een pakbon.
- Een vrachtbrief (als daar sprake van is).
- Betalingsbewijs.
- Kopiefactuur met bewijs van ontvangst.
- Verklaring vervoersonderneming.
Mocht het misgaan met de btw-afdracht in het land waar jouw afnemer is gevestigd, dan kun je met deze documenten aantonen dat jij je zaken in ieder geval wél goed geregeld hebt.
Buitenlandse bestellingen, portokosten
Een pakketje versturen naar een adres in Nederland kost geld. Logisch. Dat bedrag neem je mee in de totale kosten die jouw klant moet betalen. Houd er rekening mee dat de portokosten voor bestellingen naar een ander land hoger uitvallen. Zo rekent PostNL bijvoorbeeld:
- Brievenbuspakket naar Nederland: € 3,90.
- Brievenbuspakket naar Duitsland: € 13.
Het is logisch om dit bedrag op je factuur mee te nemen. Klanten snappen best dat het versturen van een pakketje geld kost.
Gemiddeld genomen duurt het 2 tot 3 werkdagen voor je pakketje in West-Europa is bezorgd. Voor de Verenigde Staten en Canada kun je uitgaan van zo'n 6 werkdagen. Spoedverzendingen zijn mogelijk, daarvoor betaal je uiteraard extra.
Tips voor meer buitenlandse bestellingen
Ben je ambitieus en wil je met je webshop nog veel meer klanten uit andere landen trekken? Deze tips kunnen je daarbij helpen.
- Zorg ervoor dat je webwinkel in meerdere talen beschikbaar is.
- Koop de domein-extensie in het land waar je actief wilt zijn (.de, .fr of co.uk bijvoorbeeld). Dat is goed voor je vindbaarheid in die landen.
- Een adres voor de retour-regeling in het land zelf wekt vertrouwen.
- iDeal is een typisch Nederlands product. Zorg daarom voor meerdere betaalmethoden waaronder PayPal en een creditcard. Laat klanten altijd vóóraf betalen.
