Stel dat jouw klant na het verstrijken van het betalingstermijn en het sturen van de eerste herinnering nog stééds de factuur niet heeft betaald. Met deze 5 tips helpen we je om het gesprek aan te gaan met jouw klant. Benieuwd naar een concrete stap? Klik dan op één van de links.
- De voorbereiding van het gesprek
- Bel op het juiste moment
- Wees krachtig en overtuigend
- Leg alle afspraken vast
- Evalueer het telefoongesprek
1. De voorbereiding van het telefoongesprek
Niet iedereen houdt van bellen, maar in een wereld waar e-mails makkelijk ondergesneeuwd raken, blijft gelden: een beller is sneller. Zet, voordat je jouw klant belt over de openstaande factuur, een aantal punten voor jezelf op een rij. Zo weet je precies waar je het over hebt en raak je tijdens het gesprek niet van de wijs. Noteer:
- Het factuurnummer
- Om welk product of welke opdracht het gaat
- Hoe de opdracht of levering is verlopen
- Hoe vaak je een herinnering hebt gestuurd
- Het bedrag
- De uiterste betaaldatum
Zet je belangrijkste vragen op papier. Dit geeft houvast tijdens het gesprek.
Bedenk ook in hoeverre je bereid bent om je klant tegemoet te komen. Ben je tevreden met een betalingstoezegging van de openstaande factuur? Wil je eventueel een betalingsregeling met je klant treffen? Jouw doel bepaalt de richting van het gesprek.
2. Bel op het juiste moment over de openstaande factuur
Vóór 8 uur 's ochtends en ná 6 uur 's avonds heeft het weinig zin om te bellen. Je maakt de meeste kans op een goed gesprek tijdens de zogenoemde gouden beluren: tussen 9.30 en 11.30 uur of tussen 13.30 en 15.30 uur. Zo vermijd je de (lunch)pauze's en de uren dat een klant nét is gestart met zijn of haar werkdag.
Bel altijd aan het begin van de week. Want als je op maandag of dinsdag een afspraak maakt over de betaling, dan kan de klant de betaling dezelfde week nog regelen. Zo voorkom je dat de betaling van de openstaande factuur 'over het weekend' wordt getild en jouw klant opnieuw vergeet.
Onderneem je liever een andere stap? Bekijk dan ons stappenplan voor wanbetalers.
Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.
3. Wees krachtig en overtuigend in het telefoongesprek
Bedenk dat je belt om je klant te herinneren aan de afspraak die jullie samen maakten. Jij leverde jouw product of dienst op tijd; nu is jouw klant aan de beurt om zijn of haar gedeelte van de afspraak na te komen.
Onthoud dat jouw woordkeuze en toon een belangrijke rol spelen in de reactie die je terugkrijgt. Blijf dus altijd vriendelijk, respectvol en correct.
Smoezen van wanbetalers bij openstaande factuur
Echte wanbetalers hebben altijd de nodige smoezen paraat. Houd altijd voet bij stuk, ook als een wanbetaler één van deze veelgebruikte smoesjes gebruikt:
- 'De eindverantwoordelijke is vandaag niet aanwezig'
- 'We wachten zelf ook op de betaling van een factuur'
- 'We hebben nooit een factuur ontvangen'
- 'We zijn toch niet tevreden met de dienst/het product'
Er zijn altijd manieren om jou af te schepen. Maar wanneer jij zeker weet dat jouw product of dienst functioneert zoals hij zou moeten functioneren, dan is het belangrijk om door de smoesjes heen te prikken. Houd het áltijd zakelijk: jij moet immers gewoon betaald krijgen voor jouw geleverde dienst of product.
4. Leg alles vast wat telefonisch is besproken
Wanneer je een telefonische afspraak maakt, is het belangrijk om een aantal zaken vast te leggen. Ben je tot een akkoord gekomen over de openstaande factuur en geeft klant aan deze te willen betalen? Vraag om een schriftelijke bevestiging van de afspraak. Zo heb je jullie afspraak zwart-op-wit staan.
Som tevens aan het eind van het gesprek nog een keer de afspraken op die jullie maakten.
- Betaalt je klant de factuur per omgaande?
- Of voor een bepaalde datum?
- In een keer of in termijnen?
- En voor wanneer moet de hele factuur voldaan zijn?
Tip: Stuur je klant direct na jullie telefoongesprek een e-mail met de gemaakte afspraken.
5. Evalueer het telefoongesprek
Neem na het gesprek even de tijd en bedenk wat goed ging en wat beter kon. Hoe kun je het een volgende keer anders doen? Op die manier houd je jezelf scherp en leer je van ieder gesprek.
Lees hier 7 tips over hoe een factuur sneller betaald kan worden
Schakel een incassobureau in
Krijg je jouw klant telefonisch niet te pakken of weigert de klant afspraken te maken over de betaling van jouw factuur? Overweeg dan om een incassobureau in te schakelen. De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.
Sluit een zakelijke rechtsbijstandverzekering af
Krijg je toch een hoop stress van een openstaande factuur? Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering krijg je hulp bij het verhalen van openstaande vorderingen en andere incassozaken.
Het blijft natuurlijk nog steeds zo, dat als je klant niet kán betalen, je met je openstaande factuur blijft zitten. Het is dan ook verstandig om te weten met wie je zaken doet. Vraag bijvoorbeeld de jaarrekening van de onderneming op bij de Kamer van Koophandel of check van tevoren de kredietwaardigheid van een nieuwe opdrachtgever.
Vragen over het bellen van klanten over een openstaande factuur
- Wat moet ik precies zeggen tegen een klant over een openstaande factuur?Een goede voorbereiding is belangrijk wanneer je een klant belt over een openstaande factuur. Zet, voordat je jouw klant belt over de openstaande factuur, een aantal punten voor jezelf op een rij: het factuurnummer, om welk product of welke opdracht het gaat, hoe de opdracht of levering is verlopen, hoe vaak je een herinnering hebt gestuurd, het bedrag en de uiterste betaaldatum.
- Wat voor toon moet ik aannemen in het gesprek over een openstaande factuur?Onthoud dat jouw woordkeuze en toon een belangrijke rol spelen in de reactie die je terugkrijgt. Blijf dus altijd vriendelijk, respectvol en correct. Heb je tóch een andere strategie nodig? Raadpleeg dan dit artikel met opties als jouw factuur niet betaald wordt.
- Welke tijd kan ik een klant het beste bellen over een openstaande factuur?Je maakt de meeste kans op een goed gesprek tijdens de zogenoemde gouden beluren: tussen 9.30 en 11.30 uur of tussen 13.30 en 15.30 uur. Bel altijd aan het begin van de week. Want als je op maandag of dinsdag een afspraak maakt over de betaling, dan kan de klant de betaling dezelfde week nog regelen.
