In dit artikel vertellen we je alles over de eerste keer aangifte inkomstenbelasting en btw-aangifte doen als ondernemer. Meteen naar een specifiek onderwerp? Klik dan op één van de links hieronder:
- Btw-aangifte
- Aangifte inkomstenbelasting
- Bijdrage Zorgverzekeringswet
- Uitstel belastingaangifte aanvragen
- Aangifte uitbesteden of zelf doen
1. Btw-aangifte
We beginnen met uitleg over de btw-aangifte. Normaal gesproken moet je deze aangifte ieder kwartaal doen (sommige ondernemers doen dit jaarlijks of maandelijks). In april voor het eerste kwartaal, in juli voor het tweede kwartaal, in oktober voor het derde kwartaal en in januari voor het vierde kwartaal.
Wat is btw?
Btw is de belasting die je als ondernemer over de omzet betaalt. Er zijn drie btw-tarieven: 0%, 9% of 21%. Je berekent deze omzetbelasting door in de prijs van je goederen of diensten. Btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten, mag je in de meeste gevallen aftrekken. Dit heet voorbelasting.
Om de te ontvangen btw en de betaalde btw te verrekenen doe je periodiek btw-aangifte, waarbij je de btw (terug)betaalt aan de Belastingdienst.
Tip: Wil je een btw bedrag berekenen, bijvoorbeeld voor op offertes en facturen? Gebruik dan de handige btw-calculator van IkGaStarten.
Reminder instellen via e-mail
Als startende ondernemer krijg je, nadat je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, de eerste keer automatisch bericht dat je btw-aangifte moet doen.
Let op: nadat je de eerste keer aangifte hebt gedaan, krijg je geen herinneringen zoals je die voor de particuliere aangifte Inkomstenbelasting jaarlijks ontvangt. Als ondernemer ben je zelf overal verantwoordelijk voor. Je kunt op de website van de Belastingdienst wel regelen dat je voor iedere btw-aangifte via de e-mail een reminder krijgt.
Zo’n e-mail ziet er als volgt uit:
Eerste btw-aangifte
De eerste btw-aangifte moet je of online doen of op papier. Dit hangt af van wanneer je je als ondernemer aanmeldt bij de Kamer van Koophandel (KvK). De meeste ondernemers schrijven zich in bij de KvK en beginnen dan pas met ondernemen.
Als dit het geval is, volg je het reguliere traject en doe je net als iedere ondernemer online btw-aangifte, ook de eerste keer. In het vervolg doe jij (of je boekhouder, zie verderop in dit artikel) steeds zelf digitaal aangifte voor de omzetbelasting.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Aangifte doen met terugwerkende kracht
Wanneer je al eerder begonnen bent met je onderneming, maar nog niet staat ingeschreven bij de KvK, en er is in de tussentijd een tijdvak (kwartaal) verstreken, dan moet je met terugwerkende kracht btw-aangifte doen en krijg je de eerste aangifte op papier.
Alle volgende btw-aangiftes gaan online. De Belastingdienst geeft twee voorbeelden waarbij je op papier btw-aangifte moet doen.
Hoe doe je digitaal btw-aangifte?
Wanneer je ingeschreven bent bij de KvK ontvang je automatisch van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee je kunt inloggen op het beveiligde ondernemersgedeelte. Ben je een zzp'er of heb je een eenmanszaak? Dan kun je inloggen met je DigiD. Heeft je bedrijf de rechtsvorm vof, nv, bv of cv? Dan moet je inloggen met eHerkenning.
Het inlogscherm van deze website ziet er zo uit:
Daar vind je een link naar de aangifte omzetbelasting. Het doen van aangifte is een kwestie van alle vragen doorlopen. Bij iedere vraag staat een vraagteken waar je op kunt klikken voor uitleg.
Hoe ziet de aangifte omzetbelasting eruit?
De btw-aangifte bestaat uit vijf rubrieken, waarbij de meeste ondernemers alleen rubriek 1 en 5 hoeven in te vullen. Je moet wel alle rubrieken doorlopen.
- Rubriek 1: Prestaties binnenland
- Rubriek 2: Verleggingsregelingen binnenland
- Rubriek 3: Prestaties naar of in het buitenland
- Rubriek 4: Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht
- Rubriek 5: Voorbelasting, kleineondernemersregeling en totaal
Prestaties binnenland
Bij prestaties binnenland vul je de omzet en de btw in van de leveringen of diensten die je hebt geleverd. Gesplitst in hoog tarief (21%), laag tarief (9%) én overige tarieven.
Verleggingsregeling binnenland
De verleggingsregeling binnenland wordt niet veel gebruikt. Je verschuift de btw van jezelf naar een afnemer. Het gebeurt bijvoorbeeld wanneer je als onderaannemer werkt voor een hoofdaannemer. Je kunt dan de btw naar de hoofdaannemer verleggen.
Prestaties naar of vanuit het buitenland
Er zijn verschillende regels over de btw als je diensten of producten importeert of exporteert. Lever je aan bedrijven of consumenten, binnen of buiten de EU. De Belastingdienst heeft een hulpmiddel ontwikkeld, dat je kunt invullen zodat in elke situatie duidelijk wordt hoe je met de btw moet omgaan.
Btw terugvragen (voorbelasting)
De btw van de zakelijke kosten die je maakt, kun je terugvragen. Deze vul je in bij voorbelasting. Je hebt bijvoorbeeld een computer gekocht van € 999 inclusief btw. De btw van € 173 kun je dan aftrekken.
Deze btw van alle zakelijke kosten trek je af van de btw over de gemaakte omzet (rubriek 1). Het geldbedrag dat ‘onderaan de streep’ overblijft, moet je betalen aan de Belastingdienst.
Lees hier alles over btw terugvragen en de bijbehorende uitzonderingen.
Aangifte omzetbelasting ondertekenen
Als je alles hebt ingevuld, moet je de aangifte nog ondertekenen. Let op: deze stap komt op een nieuwe pagina. Zorg dat je niet vergeet om je aangifte inderdaad te ondertekenen. Anders wordt je aangifte niet geregistreerd, zelfs niet als je wel betaald hebt.
Vervolgens kun je de aangifte opslaan als PDF voor je administratie. Je krijgt ook een bevestiging via de e-mail van de Belastingdienst:
Omzetbelasting betalen
Belangrijk: je moet vervolgens nog wel op tijd de verschuldigde omzetbelasting betalen! Zorg dat dit bedrag voor het eind van de eerste maand na het betreffende kwartaal op de rekening van de Belastingdienst staat.
Voorkom een boete
Vergeet niet dat de banken meestal een dag verwerkingstijd nodig hebben. Maak je het geld over op 31 januari, dan ben je dus te laat. De eerste keer dat je te laat bent, krijg je een waarschuwing (verzuimmededeling), daarna krijg je een boete, die behoorlijk kan oplopen.
Deze betaalverzuimboete bedraagt 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.514. In dit artikel lees je meer over wat je moet doen als je te laat bent met aangifte doen of met het betalen van de verschuldigde omzetbelasting.
Handig: zet de data voor je belastingaangifte (en deze andere belangrijke data voor ondernemers) in je agenda!
Vrijstelling btw met kleineondernemersregeling (KOR)
Als kleine ondernemer kun je belastingvoordeel halen als je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling (KOR). Als je aan de voorwaarden voldoet, krijg je btw-vrijstelling en vermeld je geen btw meer op je facturen. In sommige gevallen hoef je dan zelfs geen aangifte omzetbelasting meer te doen.
Voorwaarden KOR
- Je bent ondernemer voor de btw. Je bent btw-ondernemer als je zelfstandig een beroep of bedrijf uitoefent.
- Je bedrijf is in Nederland gevestigd, of je hebt hier een vaste inrichting.
- Je hebt een maximale omzet van € 20.000 per kalenderjaar.
Let op: je mag geen btw aftrekken als je gebruikmaakt van de nieuwe kleineondernemersregeling.
Lees hier verder over de eerste keer btw-aangifte doen en hoe je dit sneller kunt doen vanuit je zakelijke rekening.
2. Aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers
Werknemers betalen belasting over hun salaris, ondernemers betalen belasting over de gemaakte winst. Dit is dus iets anders dan btw: dat is belasting over je omzet. Je betaalt als ondernemer dus zowel omzetbelasting (zie hierboven) als inkomstenbelasting.
De belastbare winst bereken je door eerst alle inkomsten van je bedrijf op te tellen. Deze inkomsten zijn verdeeld in:
- Box 1 (inkomen uit werk en woning)
- Box 2 (inkomsten uit aanmerkelijk belang, dit is bijvoorbeeld dividend)
- Box 3 (sparen en beleggen)
Vervolgens zoek je voor de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers de aftrekposten bij elkaar.
Privé-aftrekposten
Verzamel de jaaroverzichten van je hypotheek- en AOV-documenten, dit zijn privé-aftrekposten.
Let op: de arbeidsongeschiktheidsverzekering is verwarrend genoeg geen zakelijke kostenpost, maar een persoonlijke verzekering. Je trekt de premie af bij ‘uitgave voor inkomensvoorzieningen’.
Zakelijke kosten
Nadat je alle inkomsten hebt opgeteld, trek je daar alle bedrijfskosten vanaf. Dit zijn alle kosten die je zakelijk maakt: van telefoonkosten en de leaseauto tot het onderhoud van je website.
Heb je al deze kosten opgeteld en van de inkomsten afgetrokken? Dan houd je de winst uit onderneming over.
Fiscale aftrekposten
Om jouw belastbare inkomen te bepalen, mag je van de winst uit onderneming ook nog een aantal fiscale aftrekposten aftrekken. Als je tenminste aan de voorwaarden van het ondernemerschap en het urencriterium voldoet.
De aftrekposten bestaan uit:
Trek de bedragen van deze aftrekposten af van je winst om het bedrag te berekenen waarover je inkomstenbelasting moet betalen.
In dit artikel kun je lezen hoe je kunt berekenen hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen als ondernemer.
3. Bijdrage Zorgverzekeringswet
Naast de inkomstenbelasting moet je ook rekening houden met de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw). Deze bijdrage wordt bij werknemers al ingehouden door de werkgever of uitkeringsinstantie, maar als ondernemer moet je deze bijdrage zelf betalen.
Hoe hoog is de bijdrage Zvw in 2024?
Nadat je de aangifte inkomstenbelasting hebt gedaan en de belastbare winst is vastgesteld, ontvang je dus ook nog een aparte aanslag voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
De Belastingdienst stelt ieder jaar een percentage en een maximumbedrag vast.
| 2024 | 2023 | 2022 | 2021 | 2020 |
| 5,32% | 5,43% | 5,50% | 5,75% | 5,45% |
| € 71.628 | € 66.956 | € 59.706 | € 58.311 | € 57.232 |
4. Uitstel belastingaangifte aanvragen
Ondernemers moeten voor 1 mei belastingaangifte doen. Wil je meer tijd hebben of gewoon geen risico lopen dat je de boekhouding te laat inlevert? Vraag dan uitstel aan bij de Belastingdienst. Eventueel kan een boekhouder of accountant het ook namens jou doen via de Uitstelregel belastingconsulenten.
5. Zelf aangifte doen of uitbesteden?
Denk goed na over of je zelf belastingaangifte gaat doen, of dat je deze taak liever uitbesteedt aan een boekhouder of accountant. Als de administratie een struikelblok is, of je hebt geen tijd en zin om je hierin te verdiepen, dan kan dit een verstandige keuze zijn.
Regels inkomstenbelasting
Ieder jaar kunnen de regels van de inkomstenbelasting veranderen. Het zijn vaak geen grote verschillen ten opzichte van het jaar ervoor, maar het is wel degelijk van belang om hiervan op de hoogte te zijn. Je wilt de aangifte immers niet verkeerd invullen, aangezien dit tot naheffingen en boetes kan leiden.
Een accountant kent alle fiscale regels en is ook op de hoogte van alle wijzigingen. Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je maximaal van alle belastingvoordelen en weet je zeker dat de aangifte goed is ingevuld.
Lees in dit artikel verder of het handiger is om je boekhouding zelf te doen of om deze uit te besteden aan een boekhouder.
Meest gestelde vragen eerste keer btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting
- Hoe doe ik mijn eerste keer btw-aangifte?
Voor de eerste keer btw-aangifte krijg je automatisch bericht van de Belastingdienst. Je ontvangt hierbij een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee je online kunt inloggen op het beveiligde ondernemersgedeelte. Er staat dan een link klaar met de aangifte omzetbelasting. - Hoe doe ik aangifte inkomstenbelasting als ondernemer?
Voor de aangifte inkomstenbelasting als ondernemer log je in bij de Belastingdienst en volgt de stappen in de aangifte. Je betaalt belasting over de gemaakte winst, die je berekent door alle inkomsten van je bedrijf op te tellen. Hier trek je alle fiscale aftrekposten en zakelijke kosten vanaf. Over deze winst uit onderneming betaal je inkomstenbelasting. - Hoe vaak moet ik btw-aangifte doen?
De btw-aangifte doe je normaal gesproken ieder kwartaal. Sommige ondernemers doen dit jaarlijks of maandelijks, maar bijna alle ondernemers doen dit om de drie maanden. - Wanneer betaal ik inkomstenbelasting als zzp'er?
Je betaalt een keer per jaar inkomstenbelasting als zzp'er. Je doet altijd achteraf de aangifte inkomstenbelasting. Er wordt geen loonheffing ingehouden, dus je moet gedurende het kalenderjaar iedere maand geld opzij zetten voor de aangifte inkomstenbelasting.
