In dit artikel duiken we in zakelijke conflicten. Wil je meer weten over een specifiek onderwerp? Klik dan op één van de onderstaande links.
Je kunt niet alle zakelijke conflicten voorkomen
Vóórdat we overgaan tot de 5 tips is het soms makkelijker gezegd dan gedaan. Een zakelijk conflict kan namelijk eenvoudig ontstaan als je geen duidelijke afspraken maakte met je zakenpartner, als jullie andere verwachtingen hadden van de samenwerking, óf als de een vindt dat de ander de afspraken niet nakomt.
Je kunt een conflict niet altijd zien aankomen. Maar je kunt wel maatregelen nemen om je risico’s te beperken. Voordat je begint aan de samenwerking, maar ook tijdens de samenwerking.
1. Zet afspraken duidelijk op papier
Spreek vanaf dag 1 met jezelf af dat je alle afspraken met je klant of leverancier zwart-op-wit zet. Hiermee voorkom je discussie achteraf. Veel starters krijgen hun eerste opdrachten van familie of vrienden. Of kopen in bij bekenden.
Een mondelinge toezegging lijkt dan voldoende, want je kent elkaar toch? Maar ook, of misschien wel juíst, met familie en vrienden wil je misverstanden voorkomen.
Voor de beschrijving van iedere afspraak geldt: hoe concreter, hoe beter. Zorg dat in de offerte in ieder geval het volgende staat:
- Een duidelijk opdrachtomschrijving: wat lever je op?
- De opleverdatum
- Eventuele informatie die je van je klant nodig hebt om je werk te kunnen doen
- Een duidelijke verwijzing naar je algemene voorwaarden
Mis je deze informatie in de offerte van je leverancier, vraag er dan gerust naar.
Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.
2. Zorg voor heldere algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden helpen je om onduidelijkheid en misverstanden te voorkomen. Heel belangrijk dus, om je risico’s op een zakelijk conflict te beperken.
In je algemene voorwaarden leg je precies vast wat de rechten en plichten zijn van de koper en verkoper. Zoals de levertijd, betaaltermijn en garantiebepalingen, waarvoor je aansprakelijk bent en hoe je klachten oplost.
Algemene voorwaarden
Vóór je de deal sluit, informeer je de ander over je algemene voorwaarden. Zodat jullie allebei precies weten waar jullie aan toe zijn. Overhandig je voorwaarden persoonlijk of stuur ze met je offerte mee.
Algemene voorwaarden moeten juridisch juist en zo concreet mogelijk zijn. Zodat er geen ruimte is voor misverstanden. Je kunt de voorwaarden van jouw branchevereniging overnemen en aanpassen op jouw bedrijf, ze laten opstellen door een juridische expert óf ze zelf opstellen.
3. Weet met wie je zakendoet
Soms zou je wensen dat je een zesde zintuig of een glazen bol had, zodat je de actuele financiële status van een potentiële klant of opdrachtgever kunt doorzien vóór je besluit met hem in zee te gaan. Gelukkig zijn er ook andere mogelijkheden om de kredietwaardigheid van een klant te controleren.
Profiel van klant of leverancier
Ga je een grote opdracht aan en twijfel je aan de kredietwaardigheid van jouw opdrachtgever? Vraag het bedrijfsprofiel van je klant op bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Je kunt zelfs de kredietwaardigheid van je klant uitgebreid laten toetsen door een specialist.
De prestaties van je leverancier bepalen ook of jij je afspraken met jouw klanten kunt nakomen. Ga je met een nieuwe leverancier in zee? Vraag dan ook eens bij collega-ondernemers naar hun ervaringen met deze partij. Leveren ze op tijd, komen de spullen heel aan?
Betalingsprobleem bij klant: kan ik toch zakendoen?
Voorzie je betalingsproblemen bij een klant, maar wil je toch zakendoen? Kies er dan voor om te leveren tegen vooruitbetaling. Of vraag een bankgarantie of een garantie van de holding als daar sprake van is.
Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering krijg je hulp bij het verhalen van openstaande vorderingen en andere incassozaken.
4. Kom je afspraken na
Misschien een no-brainer, maar doe er alles aan om op tijd én correct te leveren. Dat betekent niet alleen dat je een juiste inschatting moet maken van de tijd die je nodig hebt om de klus te klaren. Maar ook dat je jezelf een spiegel durft voor te houden.
Stel jezelf de vraag: heb je voldoende kennis en kunde om een opdracht tot een goed einde te brengen?
- Durf ‘nee’ te zeggen als je planning een nieuwe klus niet toelaat
- Schakel op tijd hulp in, dus vóór je in tijdnood komt
- School jezelf bij en houd je vakkennis, competenties en vaardigheden op peil
5. Blijf in gesprek over het zakelijke conflict
Komt je opdrachtgever met nieuwe wensen, maak dan duidelijk wat dit betekent voor de eerder gemaakte afspraken. Voor de planning, maar ook de kosten. Blijf de verwachtingen goed managen, daarmee voorkom je discussie achteraf.
Ook ergernissen kunnen leiden tot een zakelijk conflict. Verloopt jullie samenwerking niet soepel? Spreek erover met je klant of leverancier. Bedenk wat jullie kunnen doen om er samen uit te komen.
Bij Rabo ZelfZeker regel je als ondernemer eenvoudig zelf je verzekeringen. 
Meest gestelde vragen over zakelijk conflict voorkomen
- Waarom is het belangrijk om afspraken met zakelijke partners op papier te zetten?
Het vastleggen van afspraken op papier voorkomt discussies achteraf en helpt misverstanden te voorkomen. Zelfs bij samenwerkingen met familie en vrienden is het essentieel om duidelijke schriftelijke overeenkomsten te hebben. - Hoe kunnen algemene voorwaarden helpen bij het beperken van zakelijke conflicten?
Algemene voorwaarden leggen precies vast wat de rechten en plichten zijn van zowel de koper als de verkoper. Ze verminderen onduidelijkheid en misverstanden over zaken als levertijd, betaaltermijn, garantiebepalingen en aansprakelijkheid. - Op welke manieren kun je de kredietwaardigheid van een potentiële klant controleren?
Je kunt de financiële status van een klant controleren door het bedrijfsprofiel op te vragen bij de Kamer van Koophandel (KvK) en zelfs uitgebreid te laten toetsen door een specialist. Het is ook waardevol om ervaringen van collega-ondernemers te raadplegen en betalingsproblemen te voorkomen door vooruitbetaling, bankgaranties, of garanties van de holding te overwegen.
