Alleen factureren of ook boekhouden?
Voordat je de administratie van je onderneming gaat opzetten, is het goed om te bedenken of je alleen gaat factureren, of dat je ook de boekhouding zelf wilt voeren. Mocht je van plan zijn om alleen facturen op te opstellen, besteed je de rest van de boekhouding uit aan een accountant of administratiekantoor.
Wat houdt factureren in?
Factureren, dat wil zeggen: het maken en versturen van facturen, is relatief eenvoudig en daarnaast leuk om te doen. Zo kun je aangeven wat voor diensten je hebt geleverd en welke vergoeding je daarvoor wilt ontvangen. De complexiteit van factureren zit in het afdragen van belasting (btw), bijhouden van betalingen en behouden van overzicht:
- Tegen welk btw-tarief moet ik een artikel of dienst factureren?
- Hoeveel btw moet ik over al mijn facturen afdragen aan de Belastingdienst?
- Zijn al mijn facturen betaald? Zijn ze ook volledig betaald?
- Bij welke klant staat er nog een bedrag open? Moet ik een herinnering sturen?
- Wat moet ik doen als iemand anders de btw voor mij betaalt en de btw wordt verlegd?
'Met het juiste programma zorg je ervoor dat alle administratieve taken zo min mogelijk moeite kosten.'
Wat houdt boekhouden in?
Met boekhouden bedoelen we: het bijhouden van transacties. Welke betalingen heb ik uitgevoerd en welke betalingen heb ik ontvangen? Je betaalt je eigen rekeningen en andersom worden jouw verkoopfacturen door klanten betaald. Betalingen lopen via de bank of contant (kas).
In wat voor programma voer ik mijn administratie?
Een administratie bevat je klantenbestand, facturen, betalingen en eventuele voorraad. Met behulp van deze informatie kan de belastingaangifte worden ingevuld.
Het is handig om al deze informatie te bundelen in één programma, zodat je goed overzicht houdt. Met het juiste programma zorg je ervoor dat alle administratieve taken zo min mogelijk moeite kosten.
Waarom wel kiezen voor Excel?
Grote kans dat Excel al op je computer geïnstalleerd is. Wellicht dat je zelfs al eens met dit programma hebt gewerkt. Dit maakt de drempel relatief laag om te starten met boekhouden in Excel. De standaardversie van Excel is echter niet gemaakt voor het voeren van een administratie. Je hebt speciale sjablonen nodig om Excel hiervoor in te richten.
Op internet kun je diverse Excel-templates downloaden. Sommige sjablonen zijn gratis te verkrijgen, voor anderen moet je betalen. De gratis templates bevatten vaak een standaard inrichting van een factuur of klantenbestand. Vervolgens is het maatwerk om alles goed in te stellen.
Waarom niet kiezen voor Excel?
Zoals ik hierboven al aangaf, is de standaardversie van Excel niet ideaal voor het voeren van een administratie. Met Excel is het risico dat je tegen problemen aanloopt groter dan met administratieve software. In Excel moet je namelijk veel zaken zelf in de gaten houden, zoals:
- Hoe zorg ik ervoor dat factuurnummers niet dubbel worden gebruikt?
- Hoe weet ik dat alle berekeningen kloppen?
- Hoe behoud ik zicht op de facturen?
- Hoe weet ik welke nota’s zijn betaald? En is de factuur volledig betaald?
- Welk bedrag staat er bij een bepaalde klant nog open?
- Hoeveel btw moet ik afdragen aan de Belastingdienst?
- Wat moet ik doen als er wijzigingen komen in wet- en regelgeving vanuit de Belastingdienst?
- Waar bewaar ik mijn Excel-administratie? En wat doe ik als mijn computer het begeeft?
- Hoe zorg ik ervoor dat alle informatie uit de Excel-administratie bij mijn boekhouder terechtkomt? En andersom?
Waarom kiezen voor administratieve software?
Starten met administratieve software hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bij de meeste boekhoudsoftwareleveranciers kun je het pakket eerst dertig dagen uitproberen. Ook is er online veel informatie beschikbaar over boekhouden en het opzetten van een administratie in de vorm van webinars, instructievideo’s, kennisartikelen en fora.
'Een softwareprogramma kan tijdbesparend werken. Die tijd kun je besteden aan datgene waar je goed in bent, ondernemen!'
Een belangrijk voordeel van administratieve software is dat de leverancier verantwoordelijk is voor het doorvoeren van alle wijzigingen in belastingregels. In de communicatie hierover word je als klant goed geïnformeerd of doorverwezen naar de juiste informatie. Een andere goede reden om voor administratieve software te kiezen, is dat je zo je boekhouding kunt automatiseren:
- Een ontvangen nota kun je automatisch laten toevoegen aan de administratie. Je hoeft de factuur dan zelfs niet meer uit je e-mail te halen.
- Heb je een auto van de zaak? Maak een foto van een tankbonnetje met je smartphone en laat deze direct in de administratie verwerken.
- Je kunt de administratieve software koppelen aan je bankrekening, zodat de verwerkte betalingen van nota's dagelijks worden bijgewerkt. Hierdoor heb je direct zicht op welke bedragen nog open staan.
- De software stelt op basis van alle gegevens in de administratie een btw-aangifte samen. Deze aangifte kun je vanuit de software direct indienen bij de Belastingdienst.
- Via de software kun je een administratiekantoor of boekhouder toegang geven tot de administratie. Je accountant kan dan meekijken en de administratie controleren.
Met deze automatische handelingen bespaar je jezelf veel tijd. Tijd die je als ondernemer vervolgens kunt besteden aan datgene waar je goed in bent, ondernemen!
Welk boekhoudpakket past bij jou?
Of een boekhoudpakket relevant is of niet, hangt onder meer af van de bedrijfsgrootte en de aard van je onderneming: een webshopeigenaar of hotelier heeft waarschijnlijk eerder behoefte aan uitgebreide boekhoudsoftware dan een kleine ZZP'er met slechts een paar opdrachtgevers. Hoe vind je de software die goed aansluit bij jouw bedrijf? Beantwoord voor jezelf eerst de volgende vragen:
- Als mijn onderneming groeit, kan ik dan eenvoudig overstappen naar een uitgebreider pakket met meer mogelijkheden?
- Is hulp van de klantenservice inbegrepen bij de pakketprijs?
- Bestaat er een forum waar vragen kunnen worden gesteld, zijn er instructievideo’s beschikbaar en worden er webinars gegeven? Kan ik trainingen volgen?
- Worden er extra kosten gerekend voor meerdere gebruikers of bepaalde (online) diensten?
- Sluit de administratieve software aan op andere software die ik gebruik, zoals een reserveringssysteem?
- Welke software raadt mijn accountant aan?
Kortom: een goede zakelijke administratie opzetten doe je dus door bij jezelf na te gaan: 'ga ik alleen factureren, of ook boekhouden?' en 'begin ik met boekhouden in Excel of is het slimmer om meteen administratieve software uit te proberen?'.
Met de juiste keuzes maak je een slimme start met het opzetten van je zakelijke administratie.
