Wat is een offerte?
Een offerte is niets meer dan een voorstel met te leveren goederen of diensten met een prijs. Hier geef je een specifieke beschrijving van wat je precies gaat leveren.
Potentiële klanten vragen vaak bij meerdere partijen offertes op, zo kunnen ze goed vergelijken. Het is dus zaak om een betere offerte te sturen dan je concurrentie. Met deze checklist kun je een sterke offerte opstellen.
Wat staat er in een offerte?
Hoewel er aan de inhoud van een offerte geen wettelijke eisen worden gesteld, is het wel handig om een compleet voorstel naar je klant te sturen. Zo voorkom je onduidelijkheden achteraf. Denk in elk geval aan deze 8 aspecten:
- Je eigen bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK nummer, btw-nummer, bankrekening, contactgegevens etc)
- De contactgegevens van je prospect
- De datum
- Eventueel een offertenummer
- Een beschrijving van de werkzaamheden
- Je uurtarief of totaalprijs
- De geldigheidsduur van de offerte (gemiddeld 30 dagen)
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden
Offerte voorbeeld
Zelfs als je precies weet wat er allemaal in een offerte zou moeten staan, is het toch fijn om een voorbeeld bij de hand te hebben. Zo weet je precies waar welk onderdeel hoort te staan. De Kamer van Koophandel heeft een handig voorbeeld, deze voorbeeldofferte kun je gratis downloaden.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Hoe bepaal ik mijn tarief?
Na je gesprek met de klant heb je vast al wel een idee van het budget. Maar wat wil je er zelf aan verdienen? Veel freelancers werken met een uurprijs die per klant iets verschilt. Ze vragen aan een grote corporate niet hetzelfde bedrag als aan de lokale bakker.
Als je een product levert, hanteer je vaak vaste prijzen. Wel kun je ervoor kiezen om je klant een korting aan te bieden als hij/zij een grote hoeveelheid producten afneemt.
Tips bij het maken van een offerte
Een goede offerte kan het verschil betekenen dus wel of geen opdracht. Besteed er dus aandacht aan, zodat je jouw (potentiële klant) imponeert. Deze tips helpen je een handje.
1. Weet wie je benadert
Stel: je hebt een gesprek gehad bij een nieuwe klant en het verzoek gekregen om een offerte op te stellen. Het is dan belangrijk dat je precies weet wie straks de offerte ontvangt.
Een bekende beginnersfout is namelijk dat startende ondernemers hun voorstellen richten aan mensen die niet de uiteindelijke beslissing nemen. Probeer daarom in eerdere gesprekken te achterhalen welke mensen binnen de organisatie betrokken zijn bij het beoordelen van jouw offerte.
2. Benadruk de oplossing van het probleem
Een offerte is in eerste bedoeld als prijsopgave, maar het is slim om vooral ook de oplossing (bijvoorbeeld snellere of goedkopere leveringskosten) nogmaals te benadrukken. Breng zo vroeg mogelijk in kaart wat de klant wil en wat de verwachtingen zijn.
Neem deze zaken vervolgens op in je offerte en laat op papier nogmaals zien waarom jij met je product of dienst - en niet de concurrent - de beste partij bent voor de klus.
3. Vermijd taal- en spelfouten
Een offerte met een slordige lay-out, een of meerdere tikfoutjes en vreemd taalgebruik maakt een slechte indruk. Laat het document altijd even door iemand anders controleren voordat je het opstuurt naar een potentiële klant.
Daarnaast is het taalgebruik van belang. Een notaris of groot verzekeringskantoor vraagt om een wat meer formele benadering. Bij een schildersbedrijf of marketingbureau mag je juist best wat losser schrijven.
4. Maak een inschatting van de ROI
Het eerste wat een prospect doet na het ontvangen van je offerte, is voor zichzelf het totale bedrag berekenen. De klant wil immers weten wat de aankoop van uw product of dienst hem in eerste instantie kost en uiteindelijk zal opleveren (return on investment, oftewel ROI).
Tip: als je de terugverdientijd en de ROI al kunt uitrekenen, zet dit direct in de offerte. Zo kunt je eventuele zorgen wegnemen bij de prospect en laat je tegelijkertijd zien dat je goed op de hoogte bent van wat je product of dienst de klant kost en opbrengt.
Lees ook
6 tips voor een overzichtelijke administratie
Checklist: wanbetalers aanpakken
