1. Wat kost een gemiddeld bedrijfspand?
Een bedrijfspand, of je de locatie nou huurt of koopt, is in wezen altijd een investering. Thuiswerken is vrijwel altijd de meest voordelige optie, maar dit is nu eenmaal niet altijd mogelijk. Hoe veel geld de investering op zo'n externe werklocatie jou precies gaat kosten, is moeilijk te zeggen.
De totale kosten hangen namelijk af van diverse factoren, zoals de oppervlakte, locatie (een verdieping aan het Rokin in hartje Amsterdam is bijvoorbeeld stukken duurder dan een kantoorpand aan de rand van een nabijgelegen dorp), regionale marktomstandigheden, onderhoudskosten en voorzieningen in de buurt.
Tip: kies jij ervoor een bedrijfsruimte te huren? Dan mag je in principe alle kosten fiscaal aftrekken van de opbrengsten van jouw bedrijf. Daar vallen onder andere huur en de energie- en verzekeringskosten onder. Daarnaast is het verstandig om bij de verhuurder te informeren naar de mogelijkheden op het gebied van btw.
Je mag namelijk met de verhuurder afspreken dat hij jou btw in rekening brengt, mits je deze omzetbelasting voor minimaal negentig procent (in sommige branches ligt de grens op minimaal zeventig procent) als voorbelasting kunt aftrekken. Als ervoor wordt gekozen om de verhuur van het bedrijfspand te belasten met btw, moeten in ieder geval de volgende zaken in de huurovereenkomst worden opgenomen:
- De huur wordt belast met btw
- Vanaf welke datum de belaste huur ingaat
- Een verklaring dat jij de betalde btw over de huur van het pand voor minimaal negentig procent kunt aftrekken als voorbelasting
- Een omschrijving van het pand met de gegevens uit het kadaster
- De datum waarop jouw boekjaar begint [bron: Belastingdienst]
2. Aan welke eisen moet mijn droompand voldoen?
Let op: Per 1 januari 2023 moet elk kantoor groter dan 100m2 minimaal energielabel C hebben. Dit betekent een Energie-Index van 1,3 of beter. Voldoet het pand dan niet aan de eisen, dan mag u het pand per 1 januari 2023 niet meer als kantoor gebruiken. Deze verplichting staat in het Bouwbesluit.
Is jouw ideale bedrijfspand gevestigd in het hartje van de stad of zit je liever in de buurt van diverse uitvalswegen? Veel startende ondernemers kiezen ervoor om hun onderneming (en de daarbij horende werklocatie) te vestigen in hun woonplaats, maar het kan zeker lonen om eens verder te kijken dan je neus lang is.
Is jouw bedrijf goed afgedekt? Het pand, voorraad en transport? Breng je risico's in kaart en sluit de bedrijfsverzekeringen van Interpolis af. 
Ga op zoek naar een locatie die perfect op jouw wensen aansluit op het gebied van oppervlakte, bereikbaarheid, prijs en de eventuele snelle groei van jouw onderneming. Of het betreffende pand zich bevindt in je woonplaats, de directe omgeving van jouw woonadres of juist twintig kilometer verderop, zou niet de doorslaggevende factor moeten zijn.
Als je voor jouw werk veel klanten gaat ontvangen, is het belangrijk dat het kantoor goed bereikbaar is met de auto en het openbaar vervoer. En is er wel of niet veel parkeergelegenheid in de buurt voor gasten en jouw personeel? Daarnaast wellicht een beetje een open deur, maar in veel sectoren is het als starter verstandiger om de concurrentie in de nabije omgeving zo min mogelijk op te zoeken.
Wanneer jij bijvoorbeeld de derde kaasboer of drogist in de straat wordt, maak je het jezelf lastiger om klanten naar jouw nieuwe zaak toe te trekken dan wanneer je de eerste middenstander in de buurt bent. Uitzondering op de regel is de drukste winkelstraat van een stad of dorp, waar altijd meerdere kleding- en schoenenwinkels gevestigd zijn. Als ondernemer blijft het dan wel zaak om goed rekening te houden met een voortdurende strijd tussen jou en je concurrenten.
3. Wil ik per se huren of is kopen ook een optie?
Zowel het huren als het kopen van een bedrijfslocatie heeft voor- en nadelen. Bij huren is het bijvoorbeeld fijn dat je flexibeler bent en dat is vaak gunstig voor een startende ondernemer, omdat de eerste jaren van een jong bedrijf qua groei vaak minder stabiel verlopen dan die van bedrijf dat al langer bestaat.
Ook het feit dat onverwachte en onderhoudskosten - denk aan lekkages of een gevel die nodig geverfd moet worden - vaak grotendeels voor de rekening van de verhuurder komen, maakt het mogelijk om sneller meer geld in andere zaken te investeren.
Kopen ligt meer voor de hand als je een goed pand kunt vinden waarin je zelf wilt investeren en hiermee in de loop der tijd vermogen mee kunt opbouwen. Bovendien valt de rente van de financiering in bepaalde gevallen voordeliger uit dan de maandelijks huurprijs. In principe mag je bij een kooppand vaak jouw eigen weg gaan en de locatie helemaal naar eigen wens verbouwen, mits dit overeenkomt met het eventuele bestemmingsplan van de gemeente.
Daarnaast ben je flexibeler als het gaat om de daadwerkelijke inrichting van het pand. Wanneer je de bedrijfslocatie (tijdelijk) wilt verhuren aan een andere partij, is dat in veel gevallen geen probleem. Alle voor- nadelen van het huren of kopen van een bedrijfspand vind je in het artikel Bedrijfsruimte kopen of huren: de voor- en nadelen.
4. Is het delen van kantoorruimte een optie voor mij?
Een andere tip voor starters om te besparen op het huren of kopen van een bedrijfspand, is om deze locatie te delen met een of meer andere partijen. Dit werkt niet alleen kostenreducerend - denk bijvoorbeeld aan het delen van de kosten voor lunches, het inhuren van een schoonmaakbedrijf en de aanschaf van kantoorartikelen - maar kan ook positieve geologen hebben voor het uitbreiden van jouw netwerk.
Wanneer de verhurende partij en de huurder(s) in dezelfde sector werkzaam zijn en samen een kantoorruimte delen, leidt dit meer dan eens tot het uitwisselen van nieuwe opdrachten. Zorg wel ervoor dat je duidelijke afspraken maakt met de verhurende of hurende partij(en) en de voorwaarden schriftelijk vastlegt, zodat je het risico op onnodige toekomstige conflicten zo veel mogelijk beperkt.
5. Hoe zit het met het bestemmingsplan?
Heb jij het pand van je dromen gevonden? Hap dan uit pure enthousiasme liever niet direct toe, maar neem eerst contact op met de betreffende gemeente. Het kan namelijk zijn dat juist nét dat ene karakteristieke pandje in de winkelstraat bijvoorbeeld niet zomaar mag worden verbouwd, omdat het een rijksmonument betreft.
Een telefoontje naar de gemeente zal snel genoeg uitkomst bieden. Informeer ook altijd naar de toekomst en check hoe zit het met eventuele schonegrondverklaringen, bestemmingsplannen en milieuvergunningen. Met welke regels krijg jij straks allemaal te maken? Zijn hieraan extra kosten verbonden en zo ja, kun je deze rekeningen betalen zonder in financiële problemen te komen?
Lees ook
Een bedrijf aan huis starten doe je zo
4 tips voor een geordende werkplek
5 tips om een fysieke en online winkel te combineren
Huisvesting: wat zijn jouw mogelijkheden als starter?
Dit zijn de voor- en nadelen van franchising
