De algemene voorwaarden zijn alle regels die je wilt laten gelden bij het sluiten van een overeenkomst: 'de kleine lettertjes'. In dit artikel helpen we je met álle ins en outs. Benieuwd naar een specifiek onderwerp? Klik dan op één van de onderstaande links.
- Waarom heb je algemene voorwaarden nodig als webshop?
- Algemene voorwaarden webshop: wat zijn de regels?
- Wat staat er in de algemene voorwaarden (webshop)?
- Conflicten ondanks algemene voorwaarden
- Voorbeeld algemene voorwaarden webshop
- Privacy policy webshop
1. Waarom heb je algemene voorwaarden nodig als webshop?
In de algemene voorwaarden staan de rechten en plichten van jou en je afnemers. Daarmee voorkom je conflicten, je klant weet namelijk waar hij aan toe is. Je hoeft zo ook niet bij elke deal die je sluit te onderhandelen over allerlei kwesties, dat scheelt tijd. Denk aan:
- De levering
- Betaling
- Aansprakelijkheid
- Eventuele reparaties
- Garantietermijn
2. Algemene voorwaarden webshop: wat zijn de regels?
Het opstellen van van algemene voorwaarden voor een webshop is gebonden aan een aantal regels en voorwaarden. Zo moet je onder andere rekening houden met de volgende zaken:
1. Je informeert je klant vóór de koop over jouw voorwaarden
Als webwinkelier moet je de klant vooraf duidelijk maken welke voorwaarden van toepassing zijn op de koopovereenkomst. Dit regel je eenvoudig in het bestelproces. Zet voor de betaling van de bestelling een linkje naar je algemene voorwaarden.
Zorg ervoor dat de bestelling pas kan worden afgerond als jouw klant een vinkje heeft gezet bij de verklaring dat hij of zij akkoord gaat met jouw algemene voorwaarden.
De meeste webshops regelen dit zo:
- Ze wijzen hun klanten, eventueel in een pop-up, op de algemene voorwaarden en vertellen waar deze te vinden zijn. Met een linkje komen de klanten op de pagina met voorwaarden.
- Vervolgens laten ze de klant bij de bestelling een vinkje zetten bij de zin 'Ja, ik ga akkoord met de algemene voorwaarden'.
- Onderaan elke pagina (in de footer), staat een linkje naar de algemene voorwaarden.
Als je het in deze volgorde doet (de bestelling kan niet worden afgerond zonder dat het vinkje is gezet), ben je er zeker van dat iedere klant zich committeert aan jouw algemene en leveringsvoorwaarden.
2. De klant moet de voorwaarden kunnen opslaan (en printen)
Jij moet ervoor zorgen dat iedere klant jouw voorwaarden later op ieder moment kan teruglezen. Voeg daarom aan het verplichte vinkje een link toe naar je algemene voorwaarden, zodat je klant dit document kan downloaden.
Plaats je algemene voorwaarden áltijd op je website.
Wist je dat je jouw algemene voorwaarden ook kunt deponeren bij de Kamer van Koophandel of de Rechtbank? Dit is niet verplicht, maar het helpt je wel om het vertrouwen van klanten te winnen. Zij kunnen dan op elk moment jouw algemene voorwaarden online raadplegen.
3. Discussie met een klant? De bewijsplicht ligt bij jou
Het is aan jou om te bewijzen dat er een overeenkomst bestaat en onder welke voorwaarden deze is gesloten. Houd dus een goede (digitale) administratie bij van alle orders.
Maak een back-up van je administratie. Zo voorkom je dat je bij een eventuele crash alle gegevens kwijt bent.
Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.
3. Wat staat er in de algemene voorwaarden (webshop)?
Leg in ieder geval de volgende zaken vast in de algemene voorwaarden van je webshop:
Bedrijfsgegevens
Omdat er bij een webshop een contract op afstand wordt gesloten, ben je verplicht om aan je klant kenbaar te maken met wie je bent. Vermeld dus altijd jouw:
- Naam
- Vestigings-, correspondentie- en e-mailadres
- KVK-nummer
- Btw-identificatienummer
Betalingscondities
Betalingscondities geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke termijn en onder welke voorwaarden. Zorg ervoor dat je betalingsvoorwaarden wel redelijk zijn, zowel voor jezelf als voor je klant. Bedenk ook dat je rekening moet houden en met de wettelijke beperkingen.
Een verwarrende regels voor eigenaren van webshops: het is bij wet verboden om klanten te verplichten meer dan 50% vooruit te laten betalen.
Gelukkig mag je opties als iDeal gewoon aanbieden. Het gaat erom dat klanten ook de optie hebben om achteraf te betalen, zoals bijvoorbeeld via Klarna.
Betalingssancties voor te laat betalende klanten
Neem in je betalingscondities de sancties op die je, binnen redelijke grenzen, aan klanten op kunt leggen als ze niet op tijd betalen.
Slim: Bij Interpolis laat je eenvoudig je algemene voorwaarden opstellen, checken of wijzigen voor een vaste prijs. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
Wees niet té streng als iemand te laat betaalt, een foutje is tenslotte menselijk. Neem in je betalingscondities ook een clausule op dat de klant verplicht is om eventuele onjuistheden in verstrekte of vermelde betaalgegevens bij jou te melden.
Werkwijze retourzendingen
Zeker als je kleding of schoenen verkoopt, krijg je vaak te maken met retourzendingen. Volgens de colportagewetgeving ben je verplicht om de mogelijkheid tot ruilen aan te bieden. Elke webwinkel hanteert daarmee verplicht de stelregel: 'Niet goed? Geld terug!'.
Natuurlijk kunt je dit ook gebruiken als een slimme marketingstrategie om vertrouwen te winnen van je klanten.
Leg deze zaken vast in je voorwaarden en geef antwoord op vragen als:
- Wie betaalt de verzendkosten van de retourzending? Jij of je klant?
- Wanneer mag je klant producten terugsturen?
- Binnen welke termijn?
- Krijgt de klant bij een retourzending geld terug of een tegoedbon?
Retourzendingen komen het vaakst voor bij webshops die kleding of schoenen verkopen. Hoe ga jij om met retouren?
Leveringsvoorwaarden
Hoe zorg je ervoor dat je product bij de klant terecht komt? Dat beschrijf je in de leveringsvoorwaarden. Zo staat er vaak in dat jij als ondernemer 'de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht neemt bij het in ontvangst nemen en het uitvoeren van bestellingen van producten'.
Het is het verstandig om een clausule op te nemen voor het geval een product, onverhoopt niet leverbaar is, of een ongebruikelijk lange levertijd heeft. Je kunt er dan voor kiezen om het geld terug te geven of een vervangend product te sturen.
Bedenktijd
Een klant heeft bij online aankopen in principe recht op veertien dagen bedenktijd. Soms geldt deze wettelijk vastgestelde bedenktijd niet, zoals bij tijdsgebonden producten, zoals kranten of magazines, die zijn onverkoopbaar na een bedenktijd.
Bij andere producten mag de klant het product alleen terugsturen als de verzegeling nog intact is. Het is handig voor je klant als dit duidelijk in je algemene voorwaarden staat vermeld.
4. Conflicten óndanks algemene voorwaarden
Zelfs wanneer je goede algemene voorwaarden hebt, kan het gebeuren dat je in conflict raakt met een klant. In de praktijk gaat het hierbij vaak over aansprakelijkheidskwesties. De klant vindt dan dat jij verantwoordelijk bent voor schade of letsel door jouw product. Als ze je hiervoor aansprakelijk stellen, willen ze dat je hiervoor betaalt.
Het is dan ook altijd aan te raden om de juiste verzekeringen af te sluiten om mogelijke problemen met aansprakelijkheid te voorkomen. Denk aan de:
Ben jij productaansprakelijk?
Producenten zijn aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt door een gebrek in of aan het product. Maar wist je dat de wet jou ook als producent ziet wanneer je producten inkoopt en onder je eigen merk of label verkoopt?
Als je producten importeert uit een land van buiten de EU, dan ben jij productaansprakelijk.
Maak daarom goede kwaliteitsafspraken met je leveranciers. En overleg met je verzekeraar of je voldoende verzekerd bent.
5. Voorbeeld algemene voorwaarden webshop
Als je een webshop start, kun je niet zomaar de algemene voorwaarden van een andere onderneming overnemen. De kans is groot dat je dan essentiële informatie mist of zaken vermeldt die niet voor jou gelden.
Via je branche- of belangenorganisatie kun je vaak wel een voorbeeld ontvangen van algemene voorwaarden, die als basis kunnen dienen voor jouw webwinkel.
Tip: laat je algemene voorwaarden áltijd nalezen door een jurist.
Als je bent aangesloten bij de branchevereniging voor webwinkeliers, kan het handig zijn om hun algemene voorwaarden over te nemen. Thuiswinkel.org biedt een gratis voorbeeld voor algemene voorwaarden voor webshops aan.
Controleer wel eerst of deze voorwaarden goed passen bij jouw activiteiten en wensen. Deze voorwaarden zijn immers opgesteld voor alle leden, dus ze kunnen nooit 100% op maat gemaakt zijn voor iedereen.
6. Privacy policy webshop: ben je AVG-proof?
Sinds de AVG-wetgeving is het verplicht om een privacyverklaring op je website te hebben staan, indien je persoonsgegevens verwerkt. Hierin laat je aan je klanten weten wat je met hun persoonsgegevens doet en waarom. Hiervoor is het dus van belang dat je in zicht hebt welke persoonsgegevens je verzamelt en verwerkt (ook laat verwerken door andere partijen) op je site.
Er zijn drie soorten persoonsgegevens:
- Directe persoonsgegevens zoals naam, woonadres, geslacht of bankrekeningnummer.
- Indirecte persoonsgegevens zoals een kentekennummer of IP-adres.
- Bijzondere persoonsgegevens zoals godsdienst, politieke voorkeur of gezondheid.
Wat moet er in een privacyverklaring staan?
De privacyverklaring moet in heldere taal geschreven zijn en moet de volgende informatie bevatten:
- Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke.
- Welke goede reden (wettelijke grondslag) je hebt om persoonsgegevens te verwerken.
- Wie de persoonsgegevens ontvangt.
- Of je de gegevens buiten de EU doorgeeft en zo ja, met welke reden.
- Hoe lang je de gegevens bewaart.
- Wat de rechten zijn van de klant als deze in de toekomst geen toestemming meer geeft voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.
- Hoe de klant een klacht kan indienen.
- Of en waarom de klant verplicht is om de persoonsgegevens aan je te overhandigen en wat er gebeurt als de klant geen toestemming geeft.
- Of je gebruik maakt van geautomatiseerde besluitvorming en hoe je dat doet.
- Of je gegevens van een andere organisatie hebt gekregen en welke organisatie dit is.
Privacy policy generator
Aangezien dit vrij ingewikkelde materie is, zijn er gelukkig hulpmiddelen beschikbaar om je te ondersteunen bij het opstellen van je privacy policy. Je kunt online op verschillende sites een generator vinden waarmee je automatisch een privacy policy kunt laten samenstellen op basis van jouw input.
Creëer jouw privacy policy gratis via een site als Privacy Policy Generator. Het is daarbij wél belangrijk dat je hem altijd nog even laat nalezen door een juridisch expert.
Bij Rabo ZelfZeker regel je als ondernemer eenvoudig zelf je verzekeringen. 
Veelgestelde vragen over algemene voorwaarden (webshop)
- Waarom heb je algemene voorwaarden (webshop) nodig?
De algemene voorwaarden die je voor je webshop hanteert zijn een reeks afspraken over zaken als aansprakelijkheid, leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden. Klanten gaan hiermee akkoord als ze iets bij je bestellen. Hierdoor loop je minder risico op vervelende discussies achteraf. - Wat staat er in je algemene voorwaarden als webshop?
In je algemene voorwaarden staan afspraken over: aansprakelijkheid, bedenktijd, retouren, leveringen en betalingen. Ook zet je er de basisgegevens van je bedrijf in, zoals de bedrijfsnaam en het KVK-nummer. - Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden laten checken? Interpolis biedt de mogelijkheid om een contract, zoals de algemene voorwaarden, arbeidsovereenkomst óf een opdrachtovereenkomst te laten checken door een juridisch expert. Een jurist bekijkt het contract voordat je het ondertekent en beantwoordt de vragen die je erover hebt. De kosten: een eenmalig bedrag van € 270,- (excl. BTW).
