In het eerste hoofdstuk vind je een factuur voorbeeld dat je gratis kunt downloaden en aanpassen naar wens. In hoofdstuk twee staan we stil bij de afzonderlijke onderdelen van een factuur. Wil je direct naar een specifiek hoofdstuk? Klik dan op één van onderstaande links:
1. Gratis download: voorbeeld factuur
Heb je met succes een opdracht afgerond of product geleverd? Dan is het nu tijd voor het sturen van de rekening. Zeker als het je eerste keer is, kun je waarschijnlijk wel wat hulp gebruiken bij het opstellen van je factuur zodat je factuur alle verplichte onderdelen bevat.
Dit voorbeeld helpt je bij het maken van je eerste rekening. Klik op de afbeelding om het gratis PDF-bestand te downloaden:
Ben je zakelijk klant bij Rabobank? In dat geval kun je ook gebruik maken van de handige Factuurmanagement functionaliteit van Rabo Business Banking. Daarmee kun je heel makkelijk en snel je eigen facturen maken en versturen. Ook krijg je automatisch een seintje als je factuur betaald is en wordt er automatisch een betaalverzoek met QR code aan je factuur toegevoegd. Zo verspil je geen kostbare tijd aan je administratie en wordt je factuur sneller uitbetaald!
Handig: je kunt via Rabo Betaalverzoek ook een betaallink toesturen, handig voor je klanten en jij krijgt vaak sneller uitbetaald!
2. De onderdelen van een factuur
Er is geen vaste opmaak voor een factuur, dus die mag je zelf bepalen. Wel is het slim om een herkenbaar format aan te houden, dat niet te veel afwijkt van de standaard zoals in het voorbeeld.
Aan de onderdelen van een factuur worden wél wettelijke eisen gesteld. Alleen als je daaraan voldoet, is de nota rechtsgeldig. In dit hoofdstuk bespreken we de 9 verschillende onderdelen van een factuur:
- Btw-nummer/nieuw btw-identificatienummer
- KvK-nummer
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- (Bedrijfs)naam en adres
- (Bedrijfs)naam en adres van de afnemer
- Datum en omschrijving levering/dienst
- Vooruitbetaling en rekeningnummer
- Betalingstermijn
Btw-nummer/btw-identificatienummer
Als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK), word je automatisch aangemeld bij de Belastingdienst. Als die besluit dat je btw-plichtig bent, krijg je een btw-(identificatie)nummer toegestuurd. Op onze voorbeeldfactuur vind je deze rechtsbovenin.
Lees hier meer over het btw-identificatienummer.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
KvK-nummer
Je krijgt bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel een nummer als bewijs dat je in het handelsregister staat. Ben je dit nummer kwijt? Je kunt het opzoeken door je bedrijfsnaam te zoeken op de website van de Kamer van Koophandel. Ook deze informatie staat rechtsboven in ons factuur voorbeeld.
Factuurnummer
Je bent verplicht om op elke factuur een uniek nummer te zetten. Deze nummers moeten elkaar opvolgen. Het is handig om dit per jaar te doen. Je eerste factuur van 2023 is dan 2023001, de tweede 2023002, etc.
Het factuurnummer staat in onze voorbeeld factuur in het midden, boven de omschrijving van de geleverde werkzaamheden of goederen.
Factuurdatum
Hier vermeld je de datum waarop je de factuur verstuurt. Sommige ondernemers kiezen ervoor om al hun facturen op dezelfde dag te versturen. Probeer dit in elk geval vóór de eerste dag van de maand te doen. In ons voorbeeld staat de factuurdatum naast het factuurnummer.
(Bedrijfs)naam en adres
Vermeld hier je bedrijfsnaam en adres. Dit kan gelijk zijn aan je eigen adres. Sommige zzp'ers kiezen ervoor om hun bedrijf in te schrijven op het adres van een postbus.
Zo blijft hun privéadres onbekend wanneer iemand anders hun bedrijfsnaam invult op de website van de KvK of in een zoekmachine. Op de voorbeeld factuur staat deze informatie rechtsboven.
(Bedrijfs)naam en adres van de klant
Hier vermeld je de bedrijfsnaam, naam en het adres van het bedrijf waaraan je levert. Vergeet niet te dubbelchecken of het adres van de afnemer nog klopt. Deze informatie staat op ons voorbeeld-factuur als eerste links vermeld.
Datum en omschrijving levering dienst of product
Dit neemt bij de meeste facturen de meeste ruimte in. Het staat meestal in het midden van de rekening. Hier noteer je wat je wanneer precies geleverd hebt en om hoeveel stuks het gaat.
Heb je bijvoorbeeld drie artikelen geschreven of tien wijnglazen geleverd. Op deze plaats vermeld je ook het btw-tarief. Het standaard btw-tarief is 21% en het verlaagde tarief 9%. Sommige producten en diensten zijn vrijgesteld van btw: 0%.
Tip: gebruik de btw-calculator bij het schrijven van je facturen.
Vooruitbetaling en rekeningnummer
Is er al een bedrag vooruitbetaald? Vermeld dat dan hier. Vergeet ook je (zakelijke) rekeningnummer niet. Zo is het voor de afnemer direct duidelijk waar het te betalen bedrag heen moet. Deze gegevens zet je onderaan je factuur.
Bekijk 4 voordelen van een zakelijke rekening.
Betalingstermijn
Helemaal onderaan je factuur zet je de betalingstermijn. De standaard wettelijke betalingstermijn is dertig dagen. Vind je dat te lang? Dan kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld zeven of veertien dagen aan te houden.
Als jij en je opdrachtgever allebei akkoord gaan, dan mag je de betalingstermijn verlengen tot zestig dagen. Wordt je factuur maar niet betaald, ondanks je inspanningen om hem tot in de puntjes te verzorgen?
Ook veel andere (startende) ondernemers hebben daar last van. Daarom hebben we er een speciaal artikel over geschreven. Hier lees je hoe je wanbetalers aanpakt.
3. Veelgestelde vragen over facturen voor ondernemers:
- Is het slim om een factuur voorbeeld te gebruiken? Ja, als startende ondernemer is het handig om een voorbeeld factuur te gebruiken wanneer je voor het eerst facturen gaat versturen. Zo weet je zeker dat je niets vergeet. Download hier een gratis voorbeeld.
- Is het sturen van een factuur verplicht als ondernemer? Ja, als je goederen of diensten hebt geleverd aan een andere ondernemer (of vereniging/stichting), moet je een factuur sturen. Lees hier aan welke eisen deze moet voldoen.
- Mijn factuur wordt niet betaald, wat moet ik doen? Wanbetaling is een groot probleem voor alle ondernemers, maar zeker voor starters. Als je te maken krijgt met een niet betalende klant, is het slim om eerst vriendelijk te bellen en een herinnering te sturen. Schakel niet direct een incassobureau in, daarmee verknal je je relatie met de klant. Hier vind je meer tips.
Lees ook:
Een goede factuur in 9 stappen
Een goede offerte opstellen doe je zo
