1. De juiste onderwerpregel
Het eerste wat je je afvraagt, voor je een nieuwe klant een e-mail stuurt, is het uiteindelijke doel van je bericht.
- Wil je een aantrekkelijke aanbieding doen (40% korting op kantoorartikelen)
- Probeer je misschien in contact komen met een specifieke afdeling?
Verplaats je in de ontvanger: welke onderwepregel zal zijn of haar aandacht trekken om jouw e-mail te openen en niet die van de concurrent?
Netwerkcontact in onderwerpregel
Een goede onderwerpregel maakt nieuwsgierig. Stel dat je door te netwerken aan een interessant e-mailadres bent gekomen. Vermeld dit dan in je onderwerpregel: "Ik heb uw contactgegevens gekregen van Anna Jansen." Dit wekt de nieuwsgierigheid van de ontvanger. Hij of zij zal willen weten aan wie Anna Jansen zijn of haar gegevens heeft doorgestuurd.
Doe de test en je weet het binnen 1 minuut!
2. Maak het persoonlijk
Het is niet verstandig om een standaard opgestelde e-mail te versturen naar meerdere bedrijven in dezelfde sector, waarin je hooguit de naam van de geadresseerde aanpast.
Je scoort beter als je een persoonlijk bericht stuurt waaruit blijkt dat je voorafgaand vooronderzoek hebt gedaan. Je laat zien dat je weet aan wie je je e-mail richt.
- Gebruik dus liever niet een algemene aanhef zoals 'Geachte mevrouw, mijnheer'.
- Zorg voor een meer persoonlijk begin zoals 'Geachte mevrouw Van Ginneken'.
Bcc gebruiken in je e-mail
Stuur je een mail naar meerdere personen? Let er dan op dat je de bcc-optie gebruikt voor alle mailadressen. Hiermee voorkom je dat je gehele geadresseerdenlijst te zien is voor de overige ontvangers. Dat zou irritatie wekken.
Niet iedereen wil namelijk dat zijn of haar mailadres zichtbaar is. Bovendien ontvangt dan niet iedereen alle antwoorden op je mail bij een reactie van een van de ontvangers.
3. Juiste insteek van je e-mail
Let verder nog op het volgende voor de juiste insteek van je e-mail:
- Geef in je e-mail concreet aan waarom jouw product of dienst goed aansluit op de wensen van het bedrijf dat je benadert
- Hanteer het juiste taalgebruik. Bij een formeel bedrijf als een advocatenkantoor of een grote international is formeel taalgebruik vanzelfsprekender dan bij een lokaal stukadoorsbedrijf
Intonatie van je e-mail
Voor het kiezen van de juiste insteek is het belangrijk in gedachten te houden dat geschreven tekst heel anders over kan komen dan gesproken tekst. De ontvanger kiest tijdens het lezen een eigen intonatie wat de door jou bedoelde boodschap negatief kan beïnvloeden.
Houd hier rekening mee tijdens het schrijven van je e-mail. Probeer bijvoorbeeld je tekst op meerdere manieren hardop te lezen om te bepalen of je boodschap ook op een negatieve manier over kan komen.
4. Kies het juiste tijdstip
Net als een goede onderwerpregel, de juiste aanhef en inhoud moet ook het tijdstip van verzenden kloppen. Het is lastig om te bepalen wat het meest gunstige tijdstip is voor de ontvangende partij om de inbox te lezen.
Maar er is wel een aantal zaken waar je rekening mee kunt houden. Maandagochtend staat bijvoorbeeld algemeen bekend als een druk moment bij veel bedrijven. Dan kun je beter niet je e-mail versturen.
E-mail instellen
De grootste kans dat je e-mail wordt gelezen, is als je het rond het middaguur verstuurt. Je kunt deze instellen op dit tijdstip in je mailprogramma. Bij de meeste mailprogramma's kun je dit gemakkelijk instellen als je je mail opstelt.
5. Zorg voor een correcte afsluiting
Je hebt je mail goed opgesteld, als je de aandacht van de ontvanger zo hebt weten vast te houden dat je hele bericht wordt gelezen. Maar om een reactie op je bericht te krijgen, is de afsluiting van je mail ook heel belangrijk.
Zorg daarom dat je afsluit met een duidelijk verzoek. Wil je een afspraak maken om je aanbod nader te bespreken, maak het de ontvanger dan zo gemakkelijk mogelijk om je uitnodiging te accepteren.
Afspraak maken via e-mail
Je prospect is sneller bereid te reageren op je e-mail als hij of zij weinig moeite hoeft te doen om een afspraak met je te maken. Stel daarbij altijd voor om naar hun kantoor te komen op een voor hen geschikte dag en tijdstip.
Vermeld in je tekst en onderaan je e-mail in je handtekening je contactgegevens ("Voor vragen ben ik bereikbaar op telefoonnummer…").
