Wat is een jaarrekening?
Voordat je een jaarrekening gaat deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK), moet je weten wat het opstellen van zo'n officieel document precies inhoudt.
Een jaarrekening moet je zien als een financieel eindverslag van jouw onderneming. In dit verslag beschrijf je wat je het afgelopen boekjaar op financieel gebied zakelijk hebt gedaan.
Opstellen jaarrekening
Goed om te weten: het opstellen van een jaarrekening is niet voor iedere ondernemer verplicht. Dit kan per rechtsvorm en type onderneming verschillen.
Organisaties die hier jaarlijks wel aan moeten voldoen, zijn:
- Besloten vennootschap
- Naamloze vennootschap
- Coöperatie
- Een vof of cv waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn
- Een stichting of vereniging die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal 4,4 miljoen euro per jaar hebben omgezet
- Een buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moet publiceren
- Een onderneming die een buitenlandse vennootschap is
Als je een eenmanszaak hebt, hoef je je jaarrekening dus niet te deponeren. Dit geldt vaak voor zzp'ers.
Het kan wel zo zijn dat op jouw onderneming een uitzonderingssituatie van toepassing is. Zo hoeft een pensioen- of stamrecht-bv geen jaarrekening te deponeren wanneer deze wordt beschouwd als een klein bedrijf en geen winst als doel heeft.
Dat kan. Wij hebben alle ins & outs van een businessplan op een rijtje gezet. Maak in 10 stappen een ijzersterk ondernemingsplan.
Wie stelt de jaarrekening samen?
Als jij voor de administratie van je bedrijf samenwerkt met een accountant of boekhouder, zal hij of zij normaal gesproken ook een jaarrekening voor je maken. Je kunt dit natuurlijk ook zelfstandig doen.
Meer weten over hoe het maken van een jaarrekening in zijn werk gaat? Lees er hier meer over.
De jaarrekening deponeren: waarom verplicht?
Zoals hierboven te lezen valt, ben je bij bepaalde rechtsvormen dus verplicht om ieder jaar een financieel jaaroverzicht te deponeren bij de KvK.
Dit is voor deze organisaties wettelijk verplicht gesteld omdat de financiële informatie van een bedrijf in de regel voor iedereen die daarin interesse toont openbaar moet zijn.
Welke onderdelen zijn verplicht in de jaarrekening?
Een jaarrekening bestaat uit verschillende onderdelen. In principe is het zo dat hoe groter een bedrijf is, des te meer financiële informatie openbaar moet worden gemaakt in de jaarrekening.
Samengevat mogen in ieder geval de volgende onderdelen niet ontbreken in het financiële eindverslag:
- De balans: dit is een momentopname van de financiële status van het bedrijf.
- Een winst- en verliesrekening: dit geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van jouw onderneming.
- Een toelichting op bovengenoemde onderdelen: hoe uitgebreid deze beargumentatie moet zijn, hangt onder meer af van de bedrijfsomvang.
Een klein bedrijf kan vaak volstaan met de vermelding van het aantal werkzame personen binnen het bedrijf en de manier waarop de balans is opgesteld.
Grotere rechtspersonen moeten bijvoorbeeld ook een jaarverslag en een verklaring van de accountant deponeren.
Het deponeren van de jaarrekening: hoe gaat dat?
Digitaal deponeren is tegenwoordig nog de enige manier waarop je de jaarrekening kunt aanleveren. Tot 1 januari 2016 kon dit nog ouderwets per post of zelfs per fax aangeleverd worden bij het KvK-kantoor in jouw regio, maar vanaf het boekjaar 2016 verloopt de deponering verplicht digitaal.
Er zijn verschillende manieren waarop organisaties hun jaarrekening digitaal kunnen aanleveren bij de KvK. Welk systeem op jouw onderneming van toepassing is, hangt onder meer af van de bedrijfsgrootte.
Jaarrekening deponeren als klein bedrijf
Voor de bedrijfsklasse klein gelden de volgende aanlevermethodes:
- Online service zelf deponeren jaarrekening: deze methode is geschikt voor bv's (en nv’s) die hun financiële eindverslag zelf willen deponeren.
- De aanlevermethode SBR: hiermee kun jij of de accountant financiële rapportages maken en deze vervolgens verzenden naar de Belastingdienst, CBS en verschillende banken.
Klik hier voor een overzicht van de huidige aanlevermethodes voor de bedrijfsklasse middelgroot of groot.
Is er een deadline voor het deponeren van de jaarrekening?
Jazeker. Hoewel onderlinge deadlines voor bedrijven enigszins uiteenlopen, houdt de KvK vast aan het principe dat jij of je accountant een jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling bij de instantie moet hebben gedeponeerd.
Houd er rekening mee dat de uiterste termijnen voor vaststelling ook per rechtspersoon kunnen verschillen.
Voorleggen aan aandeelhouders
Goed om te onthouden: het bestuur van de betreffende organisatie heeft uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar de tijd om een jaarrekening te maken én deze voor te leggen aan hun aandeelhouders.
Uitzondering op de regel is wanneer er voorafgaand aan deze deadline om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.
Heb jij de jaarrekening gewoon binnen de gangbare termijn van vijf maanden aan jouw aandeelhouders voorgelegd? Dan is het goed om te weten dat zij op hun beurt (uiterlijk) twee maanden de tijd krijgen om de jaarrekening vast te stellen.
Wat houdt de datum van vaststelling in?
Ook aan het moment waarop een jaarrekening wordt vastgesteld is een deadline gekoppeld. Deze uiterste datum hangt weer samen met het moment waarop jij de financiële jaaropgave uiterlijk kunt deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Wanneer het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel wordt dit 31 januari van het volgende jaar.
Let op: als je vergeet de jaarrekening op tijd te deponeren of jouw bedrijf failliet gaat, kunnen de bestuurders hiervoor persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.
Onderzoek BEH
Daarnaast kan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst een onderzoek instellen. Hier kan weer een strafrechterlijke veroordeling door de rechter uit voortvloeien, met alle mogelijke financiële gevolgen van dien.
Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan leiden tot een boete van enkele duizenden euro's. Een extra reden om deze deadline goed in de gaten te houden.
Lees ook
4 voordelen van een zakelijke rekening
Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Welke rechtsvorm past bij jou?
