De webshop offline halen
De meest rigoureuze manier om iedereen duidelijk te maken dat je weg bent, is door de website offline te halen. Deze mogelijkheid moet je ook direct weer vergeten. Het is namelijk volstrekt klantonvriendelijk – geen klant kan de site meer bezoeken en niemand weet waarom de website offline is. De klanten gaan vervolgens op zoek naar een alternatief en belanden bij de concurrent. Weinig kans dat ze na een tijdje weer aan jouw webshop denken.
Daarnaast is het offline gooien van een website funest voor je ranking in Google. Als jouw webshop drie weken van de radar verdwijnt, verdwijnt tegelijkertijd jouw vindbaarheid in de internetzoekmachines. Alles wat je, mede door het gebruik van SEO, de afgelopen jaren aan vindbaarheid hebt opgebouwd, ben je met één onbezonnen actie weer kwijt. Niet doen dus.
Bestelmogelijkheid tijdelijk annuleren
Om de Google-indexatie te behouden is het dus verstandig om de website tijdens je vakantie online te houden. Als je in deze periode geen bestellingen binnen wilt krijgen omdat je ze vanwege jouw afwezigheid niet kunt verwerken, is de optie om de bestelmogelijkheid tijdelijk te annuleren wellicht een idee. Dit kan al met een paar eenvoudige aanpassingen.
Geef ten eerste duidelijk aan op de homepage dat de webwinkel tijdelijk gesloten is in verband met een vakantieperiode. Schakel vervolgens de winkelwagen of de bestelbutton uit. Dit kun je meestal al met één klik doen in de backoffice van het CMS waarmee je de website beheert. Enig nadeel is dat je dus tijdelijk nee verkoopt aan klanten die enthousiast over een product zijn. Je loopt hiermee het risico dat ze naar de concurrent gaan.
Tijdelijk niet leveren
De meest gebruikte optie die webwinkeleigenaren hanteren is het tijdelijk niet leveren van goederen. De webshop is dan gewoon voor iedereen bereikbaar, klanten kunnen een bestelling plaatsen, maar de levertijd duurt alleen wat langer. Dit kun je eenvoudig opvangen door deze mededeling duidelijk op de website te vermelden. Als een klant direct het product wil hebben, gaat hij naar een concurrent, dat risico moet je incalculeren. Zit er geen haast achter, kan het product gewoon besteld worden - het wordt alleen twee weken later geleverd.
Om teleurstelling te voorkomen is het van belang om dit overal op de website duidelijk te maken. Veel webshops hebben prominent op de site staan dat er na een bestelling binnen twee werkdagen geleverd wordt, maar dit moet je uiteraard wel altijd kunnen waarmaken. Vergeet dus niet deze slogan tijdelijk van de site af te halen.
Bied een kleine attentie aan
Een extra service om de klant tegemoet te komen vanwege de langere levertijd is om hier een kleine attentie aan te verbinden. Je kunt bij de ‘vakantiebestelling’ een korting aanbieden of een korting voor de volgende bestelling. Heb je een webshop in zelfgemaakte sieraden, doe de klant dan bijvoorbeeld een armbandje cadeau bij de bestelling.
Een invaller inschakelen
Een andere veelgebruikte mogelijkheid is het zoeken van een vervanger om de webshop tijdelijk te beheren. Dit hoeft geen grote kostenpost te zijn, want er zijn genoeg goedkope krachten te vinden. Je kunt bijvoorbeeld een scholier inhuren die dit als vakantiebaantje wil doen, maar je kunt ook vragen of een vriend of familielid je uit de brand kan helpen.
Stel een overdracht op
Het nadeel hiervan is dat deze invallers niet altijd de juiste kennis paraat hebben en vaak geen ervaring hebben met de bestelprocessen van een webshop. Dit kun je grotendeels opvangen door een duidelijke overdracht op te stellen en eventueel voor spoedgevallen telefonisch bereikbaar te zijn. De veiligste optie is om de werkzaamheden tijdelijk uit te besteden aan een collega-webwinkelier. Hij heeft verstand van zaken, is bekend met het bestelproces en zal bij moeilijkheden zelf de juiste oplossing zoeken én vinden.
Regel een vaste back-up
Los van je vakantie is het altijd verstandig om een of twee personen achter de hand te hebben die voor je kunnen invallen. Laat ze kennis maken met het bestelproces en het CMS van de webshop zodat je een vaste back-up hebt en je je nooit meer druk hoeft te maken om noodgevallen. Je kunt namelijk altijd een keer ziek worden of om andere redenen afwezig zijn. Dan is de vervanging snel geregeld én al ingewerkt.
De Rabo OnlineKassa is een flexibele betaaloplossing voor webwinkels. 
Doorwerken op vakantie
Er zijn altijd ondernemers die ook tijdens hun vakantie de vinger aan de pols willen houden. Probeer dit toch zoveel mogelijk te vermijden. Het is belangrijk om tijdelijk afstand van je werk te nemen zodat je na de vakantie weer fris en vol energie aan de slag kan. Mocht je de webshop desondanks toch niet los kunnen laten: doe dit dan met mate. Check bijvoorbeeld niet dagelijks je e-mail, want op die manier kom je nooit los van je werk. Twee keer per week even kort de lopende zaken doornemen is ruim voldoende.
Als je een tijdelijke vervanger heb ingeschakeld, zorg dan dat je hem goed hebt ingewerkt. Je gaat dan al een stuk geruster op vakantie. Maak verder afspraken over spoedgevallen. Op vakantie wil je in principe niet gestoord worden, maar je kunt met je vervanger afspreken dat je alleen in noodgevallen telefonisch bereikbaar bent.
Ga over op fulfillment
Als je een kleine webshop hebt met een overzichtelijke voorraad aan huis, in een schuur of een opbergloods, kun je alle bestellingen zelf nog wel afhandelen. Maar let op: naarmate het aantal bestellingen toeneemt, ben je hier steeds meer tijd aan kwijt. Het gevaar is dat je de rode draad van je onderneming uit het oog verliest en bijna alleen nog maar met het bestellen, inpakken en versturen van pakketjes bezig bent.
Een optie is dan om over te gaan op fulfillment, waarbij je het volledige logistieke proces uit handen geeft aan een externe partij – inclusief klantenservice en retourverwerking. Dit geeft jou de ruimte om je bezig te houden met het daadwerkelijke ondernemen, het creëren van nieuwe mogelijkheden en het laten groeien van je webshop.
Of het inschakelen van een fulfillmentbedrijf rendabel is voor jouw webshop hangt af van diverse factoren: de hoeveelheid pakketten die je maandelijks verstuurt, de ruimte die je nodig hebt om de voorraad op te slaan, het aantal unieke producten dat je verkoopt, etc. De prijzen variëren, afhankelijk van de aantallen, van een paar honderd euro per maand tot een paar duizend euro per maand.
Structurele investering
Laat je daar overigens niet door afschrikken. Als een extern bedrijf alle logistieke taken van je overneemt, hoef je zelf niet meer dagelijks alle pakketten te versturen. Je kunt je bezig houden met het nog succesvoller maken van je webshop en als het goed is verdien je deze kosten dus vanzelf terug. Fulfillment is dus niet per se een tijdelijke vakantieoplossing, maar meer een structurele investering. Het voordeel is dat de bestellingen altijd doorlopen, of je nu op vakantie bent, ziek wordt of onverwachts een afspraak hebt. Je hoeft klanten nooit nee te verkopen.
Lees ook
Hoe maak je van jouw webshop een succes?
Checklist: webshop starten
Het webwinkel keurmerk: zo zit dat
Zo start je een bedrijf naast je baan
Eigen website maken: zo pak je dat aan
Checklist: (uit)gerust op vakantie
